Responsable de la coordination régie

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Attaché
Attaché principal
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Au sein de la Direction Générale des Ressources, la coordination Régie assure la supervision technique des Conseillers d’accueil et de prestations mandataires d’une régie et la réalisation de missions centralisées (facturation, mise en titres, paramétrages, portail famille…).
La mission de la coordination Régie est de faire en sorte que l’ensemble des Conseillers d’accueil et de prestations mandataires d’une régie soit toujours formé et informé de tous les éléments à connaître pour assurer le bon fonctionnement du service. Les agents enregistrent les demandes d’inscription scolaire et encaissent les paiements des prestations essentiellement servies par les services enfance (activités périscolaires ; restauration scolaire ; chèque activité ; accueils de loisirs ; centres de vacances et classes de découverte), jeunesse (activités des Pôles Ressource ; séjours divers), Sports (accueils de loisirs et Sport Pass), et culture (inscription au conservatoire).
Elle veille également à la bonne mise en œuvre des moyens nécessaires à la réalisation de la mission (rédiger les arrêtés, contrôler les régies, s’assurer de la bonne mise en place du matériel, être l’interface avec les autres services municipaux). Missions / conditions d'exercice Il ou elle sait :
► Soutenir le développement de la qualité de l’accueil sur l’ensemble des sites :
-Renforcer la lisibilité des prestations servies aux familles
-Assurer un service de proximité sur les 6 guichets dédiés
-Développer l’utilisation du portail famille
-Assurer le traitement des demandes des familles, par mail ou au téléphone
-Traiter les réclamations complexes afin d’apporter une réponse qualifiée aux usagers

► Assurer les fonctions « contrôle des actes » et « observatoire, statistiques, indicateurs » :
-S’assurer de la bonne tenue des encaissements et du respect des procédures d’inscription
-Concevoir et développer les outils statistiques relatifs aux activités de régie
-Mettre en place des outils de suivi de la qualité des prestations servies

►Administrer la mission de régie centralisée en lien avec le technicien administratif coordonnateur des missions de régie et inscription scolaire
-Favoriser la bonne organisation des missions
-Assurer le fonctionnement optimal de l’applicatif
-Organiser l’encaissement des recettes
-Respecter le cadre légal d’exercice de la fonction de régisseur

►Assurer des missions d’appui et suivre quelques prestations spécifiques :
-Maintenir une activité de reporting en direction de la hiérarchie et des directeurs de Mairies de Quartiers
-Contribuer à la mise en œuvre des politiques municipales relatives aux prestations délivrées sous l’impulsion de la direction
-Etablir des relations de travail avec les régies d’autres communes de l’agglomération
-Animer le portail famille

►Encadrer une équipe de 6 mandataires, animer ce groupe ainsi que celui des 2 mandataires rattachés aux directeurs des Mairies de Quartiers
-Développer et harmoniser les pratiques de travail de l’ensemble de l’équipe
-Gérer le volet ressources humaines de 6 personnes
-Organiser des réunions techniques en régie et avec les services gestionnaires d’activités
-Conseiller et superviser les mandataires. Profils recherchés Pour cela, il ou elle connait et/ou maitrise :

•Outils de bureautique, technologies de l’information et de la communication,
•Principes de la réglementation liée aux régies de recettes,
•Cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités,
•Techniques d’élaboration de tableaux de bord et d’outils de reporting,
•Capacités rédactionnelles
•Capacité à la conduite de projet et de réunion
•Aptitude au travail avec de multiples partenaires et aguerri au travail en partenariat
•Qualités relationnelles et rédactionnelles
•Force de proposition et aide à la décision auprès de la direction,
•Sens de l’organisation, respect des délais,
•Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
•Aptitude au management et à l’organisation du travail collectif