Responsable protocole, evènementiel et relations internationales

* Poste à pourvoir le 15 janvier 2025
* Temps de travail : 37h30 ou 38h30
* Catégorie du poste : Catégorie A - Attaché territorial
* Avantages : IFSE, CIA, Prime de fin d'année, participation employeur mutuelle et prévoyance, carte déjeuner

📅Date limite de dépôt des candidatures : le 06 janvier 2025

Rillieux-la-Pape forte de plus de 30 000 habitants est une commune dynamique et en expansion située dans la métropole lyonnaise.
C’est une ville en pleine effervescence, conjuguant plaisir de vivre, dynamisme économique et qualité de vie.
Elle est ainsi l'une des communes les plus attractives de l'agglomération lyonnaise bénéficiant du label territoire engagé climat air énergie 3 étoiles. Elle ambitionne de gagner une nouvelle étoile.
En son sein la Direction de la Communication est composée de 3 pôles regroupant 15 personnes:
- Le pôle reprographie ;
- Le pôle communication ;
- Le pôle protocole et évènements et relations internationales
La direction a notamment pour objectifs :
- d’assurer la cohérence éditoriale des contenus publiés par la collectivité, leur impression et distribution le cas échéant
- de garantir le bon déroulement et l’attractivité des manifestations et évènements structurants pour la collectivité
- de garantir le bon respect des règles protocolaires
- d’entretenir avec les collectivités jumelées des relations partenariales de qualité


Sous la responsabilité de la Directrice de la communication, le/la Responsable Protocole, Evènementiel et Relations Internationales organise et coordonne le volet protocolaire des cérémonies officielles et des manifestations publiques (inaugurations, pose de première pierre, vœux du Maire, etc.), assure et coordonne les actions de jumelage et de coopération internationale.
Il/Elle encadre les agents du Service et apporte un appui à l’organisation et la coordination des événements internes.
Il/Elle est référent pour les services en matière de protocole d’organisation et de logistique des événements (déroulés, ordre des allocutions, validation des cartons d’invitation, etc.)
Il/Elle élabore et assure le suivi du budget du Service.

PROTOCOLE :
- Assurer les interactions et préséances protocolaires avec les différentes autorités et les partenaires institutionnels de la collectivité ;
- Organiser, assurer le déroulé et la gestion en présentiel des cérémonies, manifestations, événements protocolaires et décorations ;
- Coordination transversale avec les services internes et partenaires externes ;
- Conception et contrôle des cartons d’invitation, gestion des envois d’invitations ;
- Gestion de la qualité et de la mise à jour des fichiers protocolaires ;
- Prévision, rédaction et suivi des documents relatifs aux manifestations et événements (plaques inaugurales, invitations, dossiers de presse, supports de communication, impressions) ;
- Assurer la mobilisation et la qualité d'intervention des prestataires et des intervenants techniques ;
- Réflexion de fond sur l’organisation : programme, intervenants, logistique humaine et matérielle.


RELATIONS INTERNATIONALES
- Organiser et coordonner les actions de jumelage en lien avec les directions et services de la collectivité ;
- Assurer le lien avec les partenaires de l’action internationale, la coordination et la promotion des activités ;
- Accompagner sur le montage de projets, rechercher et exploiter les sources externes de cofinancement.


PROJETS TRANSVERSAUX EN LIEN AVEC LE CABINET DU MAIRE
Impulser et participer au développement des projets transversaux initiés par le Cabinet du Maire.
Organiser et coordonner plus spécifiquement les dossiers à caractère mémoriel :
- Elaboration d’un diagnostic, proposition d’actions et d’outils de communication
- Gestion de l’événementiel lié aux projets
- Coordination des moyens humains et logistiques
- Coordination des projets en transversalité avec les services internes et les partenaires externes
- Rédaction de notes de contexte et d’opportunité

Animation du réseau de contacts internes et externes dédiés à assurer la bonne évolution des évènements mémoriels (ONAC, anciens combattants, société d’histoire).
· Savoir faire
Capacité d'analyse et de synthèse
Connaissance de la conduite de projet
Aisance rédactionnelle
Qualités relationnelles, sens de la communication
Maîtrise des outils bureautiques
Savoir travailler sur différents projets simultanément et définir des priorités
Maîtriser la mise en place et l’animation des réseaux de prestataires

· Savoir être
Courtoisie, diplomatie, bienséance
Adaptabilité, réactivité et anticipation
Capacité d'écoute et de dialogue, sens du travail d'équipe, gestion de conflits
Capacité à gérer les situations d'urgence, d'imprévu et de stress
Sens de la qualité du service public
Esprit d'initiative et autonomie
Disponibilité
Capacité à mobiliser, à fédérer une équipe
Discrétion et confidentialité