Activités classiques de fonctionnement d’un secrétariat :
- Agenda, téléphone, accueil, saisie et mise en forme de divers documents
- (programmes, documentation pédagogique, réponses à appels d’offres,
- courriers, tableaux statistiques, etc.), photocopies, fournitures, classement,
- archivage, etc.
- Accueil et suivi commercial :
- Relations avec les clients et les prospects, renseignements, orientation, envoi
- de programmes sur demande, relances téléphoniques ; relecture de brochures
- de programmes ;
- constitution administrative et mise en forme des dossiers et devis de réponse
- aux appels d’offres et consultations ;
- réception et suivi des candidatures, assistance au montage des dossiers des
- participants aux formations diplômantes et certifiantes.
Gestion administrative des clients, des stagiaires et des intervenants :
- Inscriptions, établissement des conventions de formation, confirmations, convocations ;
- Relation avec les intervenants en appui du (de la) chargé(e) de mission : collecte des programmes et de la documentation pédagogique, confirmations, dossiers administratifs ;
- Suivi de la scolarité et des dossiers des participants aux formations diplômantes et certifiantes avec les organismes de co-financement ;
- Entretien de la base de données des clients, des prospects et des intervenants ;
- Support à l’organisation et au suivi des sessions de formation en coordination avec le pôle support : planification, réservation des salles, reprographie, organisation des entretiens de sélections et épreuves finales des cycles diplômants et certifiants ; traitement des évaluations des actions de formation.
Vous aurez également l'occasion de participer ponctuellement à des projets transverses.
De formation Bac + 2, vous bénéficiez d'une expérience significative réussie sur une fonction similaire, et idéalement dans le secteur de la formation continue.
L'anglais (B2) et autre langue étrangère appréciée le cas échéant.
Des connaissances des dispositifs de formation professionnelle seront appréciées également.
SAVOIR-ÊTRE
- Adaptabilité
- Capacité à communiquer, aisance relationnelle
- Polyvalence
- Reporting, capacité à faire remonter l’information sur son activité
- Sens de l'organisation, rigueur
- Travail en équipe et en mode collaboratif avec les autres services
SAVOIR-FAIRE
- Capacités rédactionnelles
- Outils bureautiques/web et logiciels métier
- Sens du service commercial et de l'accueil
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