Secrétaire (h/f)

Un poste de Secrétaire (H/F) est à pourvoir au Territoire d’Action Sociale Sud-Ouest – Service Aide Sociale à l’Enfance (Zone d’intervention : Saint Louis).

Sous l’autorité du Responsable de service, la secrétaire contribue à la mise en œuvre des politiques de l’aide sociale à l’enfance sur le territoire. Elle assure à titre principal les tâches administratives liées à l’activité du service et suit le planning de l’équipe ASE.

• Orienter et renseigner le public :
- Accueillir, renseigner et orienter les différents publics (physique et téléphonique)

• Gérer et suivre les dossiers de son domaine d’intervention :
- Réaliser la saisie informatique pour les équipes sociales
- Suivre les relevés d’activités mensuels des travailleurs sociaux
- Actualiser les répertoires téléphoniques
- Mettre à jour les tableaux de bord

• Assurer le secrétariat du Responsable de service et de l’équipe sociale

• Mettre en forme, présenter et actualiser les dossiers :
- Rédiger des bordereaux de transmission
- Mettre en forme l’ensemble des documents des équipes sociales
- Réaliser les comptes rendus de réunion

• Gérer les courriers « arrivée » et « départ » :
- Enregistrer et traiter les courriers arrivée et départ sur AIRS

• Réceptionner et diffuser des informations :
- Assurer la diffusion des courriers, documents au sein du service

• Recenser et transmettre les informations relatives aux ressources humaines et moyens logistiques :
- Suivre les congés, demandes de formation, etc. et transmettre au CRH de la direction
- Vérifier les frais de missions des équipes sociales
- Gérer les fournitures du service

• Suivre l'agenda de l'équipe (réunions, congés, rendez-vous, ...)

• Assurer la continuité de service en cas d’empêchement d’un(e) collègue

• Classer et/ou archiver les dossiers du service

• Ouvert au cadre d’emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux

• Connaissance du cadre réglementaire et législatif de l'ASE

• Expertise du fonctionnement des Collectivités et de leur environnement

• Maîtrise des techniques de secrétariat

• Capacité d’adaptation professionnelle

• Capacité à accueillir le public avec amabilité

• Capacité à gérer les situations de stress et de conflits

• Capacité à orienter la demande au sein des services

• Capacité à utiliser l'outil informatique (SOLIS, AIRS, NUXEO)

• Discrétion

• Disponibilité

• Esprit d’équipe

• Rigueur

• Sens de l’organisation

• Sens de la confidentialité

• Sens des relations humaines