F/h - gestionnaire de scolarité (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Missions
Gestion administrative et pédagogique : accueil des étudiants, gestion des inscriptions, saisie des emplois du temps, préparation des PV de jurys et participation aux jurys d'examen pour le cursus du 3eme cycle, participation à la préparation et à l'organisation fonctionnelle des examens du cursus du 3eme cycle en lien avec la responsable du service, préparation et édition de tous documents relatifs à la scolarité (courriers, certificats administratifs, relevés des notes, attestations de réussite, diplômes).
Suivi de l'activité : mise à jour des saisies dans les outils métiers, alimentation de tableaux de suivi et réponses aux enquêtes, réponses aux demandes d'information des autres services de la faculté, de l'Université, des enseignants et des partenaires extérieurs (AP-HM, Conseil de l'Ordre, Officines, Ministère, CROUS, ARS), archivage des documents et communication des différents évènements.
Particularités des missions et activités relatives à la Formation Continue : mise à jour de catalogue des formations, élaboration et mise à jour du tableau de suivi du budget des formations dispensées en Formation Continue, suivi des conventions et contrats de formation.
Activités principales
- La gestion des 6ème année du Diplôme d'État de Docteur en Pharmacie : inscriptions administratives et pédagogiques, suivi des stages en Officine, suivi des notes et saisie Apogée, résultats des filières Officine & Industrie (transmission des relevés de notes et attestation de réussite en sept/oct/nov), référence pour les examens, conventions de stages Industrie, planning sur le logiciel ADE.
- L'organisation des soutenances de thèses pour les Doctorats et les 6eme année Officine et Industrie. - la gestion des Doctorats de Sciences : inscriptions sur le logiciel ADUM, suivi sur Apogée et édition des diplômes.
- La gestion des Diplômes d'Établissement et des Formations Courtes : inscriptions, conventionnement, attestations de réussite. Relation directe avec le service de la Formation Professionnelle d'amU.
- Gestion des Habilitations à Diriger des Recherches (HDR) : suivi des inscriptions, soutenance.
Aussi, en binôme avec un personnel du cycle 3, assurer plus ponctuellement le suivi administratif du cursus de l'Internat (Diplômes d'Études Spécialisées, Diplômes d'Études Spécialisées Complémentaires, année recherche, Formations Spécialisées Transversales).
Positionnement hiérarchique : Sous l'autorité hiérarchique de la responsable du service de scolarité et des examens.

PROFIL RECHERCHÉ :

COMPÉTENCES REQUISES :
Connaissances et savoirs :
Connaissances acquises ou à acquérir à la prise de poste :
- Connaissances des structures de l'Université et de la faculté
- Connaissance de l'offre de formation de la faculté
- Connaissance de la réglementation en lien avec les formations (LMD et cursus pharmacie)
Savoir-faire :
- Maitrise des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Savoir appliquer la réglementation relative à la scolarité
- Maitrise des modes de communication écrites et orales
- Maitrise des logiciels bureautiques (Outlook, Excel, Word) et des logiciels métiers
Savoir-être :
- Sens de l'organisation et des priorités
- Faire preuve d'adaptabilité, réactivité et rigueur
- Aptitudes relationnelles
- Capacité de travail en équipe et en binôme/trinôme
Un processus de recrutement fluide et transparent :
À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.
Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :
- Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur

Experience: Débutant accepté

Qualification: Employé non qualifié

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l'université de demain ?
Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche.
La diversité des sites permet de proposer aujourd'hui des opportunités de carrière uniques.
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