Secretaire h/f h/f h/f

Le secrétaire assure les tâches générales de secrétariat et la gestion de dossiers en lien avec le chef de service et la secrétaire déjà en poste.

Activités principales socle du poste :

Nous recherchons une secrétaire pour un poste principalement administratif.

Suivi administratif
- Traitement appels/courriers/mails
- Suivi plannings, tableaux affichage, notes de frais.
- Gestion des caisses de l'établissement.
- Saisie informatique de l’ensemble des documents (professionnels et usagers), notes et dossiers établis ou validés par le chef de service ou la direction régionale
- Tenue et suivi dossiers du personnel (DPAE, contrat, médecine du travail, mutuelle)
- Préparation et suivi des éléments de paie (acomptes, ATD, absences)
- Diffusion des différents supports associatifs de communication interne et externe
- Participation à certaines réunions d’équipes
- Soutien administratif à l’équipe pluridisciplinaire dans la gestion des dossiers usagers
- Gestion du classement et de l’archivage
- Gestion des dossiers partagés
- Suivi des registres obligatoires,
- Suivi des dossiers assurance (déclarations, indemnisations, litiges, etc.)
- Gestion des factures (paiement, suivi et transmission)
- Gestion des contrats informatique et suivi des interventions
- Dénonciation des PV

Gestion logistique du service :
- Commandes de matériels, de fournitures, de consommables et vérification de la conformité des livraisons
- Gestion des stocks de fournitures, matériel médical, outils de travail pour le personnel
- Inventaire et stockage des fournitures
- Assurer les réceptions des commandes

COMPETENCES REQUISES

Les principales qualités requises sont les suivantes :

· Qualité et rigueur de l’expression écrite et orale

· Initiative et autonomie dans la gestion et la coordination des activités

· Aisance relationnelle

· Adaptabilité, disponibilité par rapport aux demandes et esprit d’équipe

· Rigueur

· Discrétion et respect de la confidentialité

Compétences générales requises par l’emploi :

· Capacité à restituer le sens d’un message

· Capacité à raisonner logiquement et à développer une argumentation

· Connaissances des contraintes légales ou réglementaires

· Dimension organisationnelle et technologique

· Maîtrise du l’utilisation du matériels informatique, des logiciels et des outils de communication et être en capacité de s’adapter à l’évolution des technologies.