Gestionnaire chargé du courrier et de l'accueil

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

Toutes vos missions ont vocation à s’exercer en préfecture et au sein des DDI, périmètre d’intervention du Secrétariat Général Commun Départemental (SGCD) de la Haute-Saône.

Dans le cadre de la mutualisation les fonctions courrier se font au profit des services de la préfecture et sous-préfecture, du SGCD, de la DDETSPP, de la DDT, de l’UID DREAL, de la DSDEN et de la DIR-EST .

Les missions relatives à la gestion du courrier sont :
- Réception, ouverture et tri du courrier par directions et services ;
- Enregistrement des plis recommandés ;
- Prise en charge du courrier dans les bureaux, mise sous pli au besoin, affranchissement ou répartition dans les cases courrier ;
- Tri des plis affranchis avant collecte par La Poste ;
- Visa des délibérations des collectivités territoriales transmises par voie postale, puis envoi hebdomadaire des délibérations visées aux collectivités concernées ;
- Tirage de jeux d’enveloppes : utilisation d’un gestionnaire d’adresses et d’un micro-ordinateur ;
- Relève des courriers des différentes administrations au moyen d’un véhicule de service ;
- Mise à jour des tableaux de suivi de l’affranchissement et des stocks d’enveloppes ;

En outre, et sur les temps hors gestion du courrier, vous serez régulièrement amené à intervenir en suppléance / appui sur les missions d’accueil (physique et/ou téléphonique) au sein du périmètre de gestion du SGCD.

A noter que les missions de la présente fiche de poste sont susceptibles d’être adaptées en fonction de l’évolution de l’organisation du SGCD et des contraintes de service.

Votre environnement professionnel :

• Activités du service

Le secrétariat général commun de la Haute-Saône est un service déconcentré de l’État à vocation

interministérielle relevant du ministre de l'intérieur.

Le SGC exerce ses missions sous l'autorité fonctionnelle des directeurs des DDI pour l'exécution à leur bénéfice de ces missions.

Il assure la gestion de fonctions et moyens mutualisés en matière budgétaire, d'achat public, de systèmes d'information et de communication, de logistique, de ressources humaines et de mise en œuvre des politiques d'action sociale, selon le contrat de service.

Il est découpé en 4 pôles : Finances, Ressources Humaines, Accueil-Soutien et Numérique.

Les missions du pôle accueil/soutien sont les suivantes :
- Accueil téléphonique, physique et numérique,
- Gestion du courrier et de la reprographie
- Gestion bâtimentaire et travaux
- Gestion du parc automobile

• Composition et effectifs du service

1 cheffe de pôle et 13 agents

• Liaisons hiérarchiques

Cheffe de pôle accueil, soutien et logistique

• Liaisons fonctionnelles

Services interne de la préfecture, sous-préfecture, SGCD, DDI, services de l’État et des collectivités, services de la Poste

Connaissances techniques :
- Avoir des compétences budgétaires et comptables
- Connaître l'environnement professionnel
- Avoir des compétences en informatique - bureautique

Savoir-faire :
- Savoir rédiger
- Savoir travailler en équipe
- Savoir gérer un projet

Savoir être :
- savoir s'exprimer oralement
- savoir s'adapter
- avoir le sens des relations humaines

Vos perspectives : Évolution vers tout autre poste à responsabilité similaire ou supérieure

Durée attendue sur le poste : 3 ans