L'agent aura pour mission d'assurer des fonctions polyvalentes d'assistance technique
et logistique auprès des services accueil et gestion financière, d'assurer l'accueil et la réception au laboratoire, et de réaliser des actes administratifs, principalement pour le suivi de la réception des commandes.
Activités
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers), dans le respect des règles de protection du laboratoire
- Répondre aux demandes d'informations des agents internes et de l'extérieur et rediriger vers les services compétents
- Assurer la réception et l'envoi des colis et courriers des agents du laboratoire, depuis la réception physique, l'information au destinataire, la constatation des livraisons et le classement des bons de livraison, en lien avec le service gestion financière pour la certification
- Réaliser le rapprochement des factures aux bons de commandes et archiver les commandes
- Effectuer les relances auprès des fournisseurs pour s'assurer que les factures soient déposées sur Chorus,
- Assurer l'information du suivi de paiement aux fournisseurs en cas de litige, en lien avec le service gestion financière pour le règlement des litiges
- Assister à l'archivage des commandes par projet et par année, dans un calendrier défini annuellement.
- Gérer les agendas relatifs au suivi de la réception des commandes et contrôler les échéances
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion des réceptions de commandes
- Assurer le soutien logistique par le suivi et la commande des fournitures de l'activité du laboratoire, la réservation de locaux de l'assistance logistique lors de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe (séminaires, soutenances, événements)
- Participer à la gestion administrative de la structure
Compétences
- Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Contexte de travail
L'institut Fresnel est une unité mixte de recherche d'Aix-Marseille Université, du CNRS et de l'Ecole Centrale de Marseille situé sur le campus Etoile Saint Jérôme (Faculté des Sciences d'AMU). L'institut Fresnel regroupe des thématiques de recherche variées en simulation électromagnétique, information et photonique, nanophotonique et composant, et imagerie. L'unité compte environ 180 personnes, avec un budget d'environ 10 M€.
La personne recrutée devra effectuer 7h42/jour durant les heures d'ouverture du laboratoire. L'agent sera affecté à 50% au service de gestion financière et à 50% au service accueil, au sein des services communs du laboratoire. Il/elle aura pour interlocuteurs directs l'agent d'accueil et les gestionnaires financiers, l'ensemble du personnel du laboratoire, la direction et l'ensemble des collègues des services communs de l'unité.
L'agent est placé sous l'autorité hiérarchique directe de la responsable administrative et financière.
Le laboratoire étant en ZRR (zone à régime restrictif) l'avis favorable du Fonctionnaire Sécurité Défense est indispensable à la validation de la décision finale et à l'arrivée du candidat au laboratoire.
Le poste se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST), et nécessite donc, conformément à la réglementation, que votre arrivée soit autorisée par l'autorité compétente du MESR.
Contraintes et risques
Laboratoire en ZRR.
Conditions particulières d'exercice
- Service partagé
- Astreintes éventuelles (accueil)
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