Secrétaire chargé(e) d'accueil (h/f) - cdd 6 mois (avec possibilité de renouvellement)

Le Département du Territoire de Belfort porte une politique de l'autonomie très dynamique depuis plusieurs années.
Premier département « Territoire 100 % inclusif », expérimentateur du dispositif d'accompagnement au choix des aides techniques, le Département a fait le choix, au travail de la Maison de l'Autonomie, de créer un guichet unique d'informations, d'orientations et d'accompagnement des personnes âgées, des personnes en situation de handicap et de leurs aidants.

Le/la secrétaire chargé(e) d'accueil est le/la premier(ère) interlocuteur(trice) des personnes s'adressant à la Maison de l'Autonomie. Son rôle et sa posture sont essentiels : gestion des temps d'attente, sérénité de la relation aux usagers, pertinence de la réponse apportée, de l'orientation indiquée, qualité des informations transmises aux intervenants sociaux. Il/elle assure également des fonctions d'assistance auprès des membres de l'équipe pluridisciplinaire.

* Accueillir physiquement et/ou par téléphone les usagers de la Maison de l'Autonomie : mettre en ½uvre l'écoute, la première évaluation, l'information et/ou l'orientation du public ; ce travail peut être mené en lien avec un intervenant social, le cas échéant.
* Apporter des réponses de premier niveau : informer sur les rendez-vous avec les intervenants sociaux, les documents requis, les aider à compléter ou renseigner des documents administratifs, instruire des demandes dans le domaine de l'accès aux droits etc.
* Accompagner les usagers dans la rédaction des dossiers et veiller à leur complétude ;
* Prendre connaissance des activités quotidiennes planifiées à la Maison de l'autonomie : réunions, permanences, consultations médicales, gestion des rendez-vous et des plannings, etc.
* Préparer, gérer et suivre les procédures administratives en lien avec l'activité des divers pôles thématiques.
* Rédiger des écrits : mettre en forme et éditer des courriers, produire des comptes rendus ou autres documents ; créer des tableaux de bord ou de suivi.
* Gérer le courrier, réception, enregistrement, diffusion, envoi.
* Organiser le classement, la numérisation, l'archivage et la documentation.