Adjoint au directeur des affaires générales et de l'accueil h/f

Descriptif et missions Adjoint au directeur des affaires générales et de l'accueil H/F
Ce poste est à pourvoir à Sartrouville.
Adjoint au directeur des affaires générales et de l'accueil H/F
Sous l'autorité de la Directrice des Affaires générales et de l'accueil, vous participez à la coordination des équipes, mettez en oeuvre les orientations stratégiques et optimisez les activités liées à la population.
Dans ce cadre, vos activités se diviseront en 3 pôles.
Coordination des équipes des Affaires générales et de l'Accueil
· Encadrer et animer l'équipe au quotidien ;
· Adapter la répartition des missions selon la charge de travail journalière des agents ;
· Mettre en place les plannings des agents ;
· S'assurer de l'appropriation et du respect des procédures par les agents ainsi que de la qualité de traitement des demandes reçues ;
· Veiller au respect des délais de traitement et à la qualité du service rendu ;
· Faire remonter les difficultés au Directeur et gérer les conflits en son absence ;
· Réaliser les entretiens professionnels, les entretiens liés aux périodes d'essai et aux renouvellements de contrat.
Gestion du domaine de l'état civil et du domaine funéraire
· Organiser l'accueil et l'information du public ;
· Coordonner et assurer la gestion des dossiers de mariage, de PACS, funéraire et leur suivi ;
· Contrôler les déclarations et l'établissement des actes d'état civil en appréciant la demande au regard des différents documents et en vérifier l'authenticité ;
· Assurer le traitement des mails ;
· Gérer le courrier entrant et sortant et en assurer la répartition ;
· Élaborer et développer l'implication et la modernisation des procédures ;
· Contrôler et valider les actes via COMEDEC.
Missions annexes
· Suppléer le Directeur en cas d'absence ;
· Contribuer au suivi et à la coordination de l'organisation des différents scrutins électoraux ;
· Contribuer au recensement de la population ;
· Assurer une veille juridique et réglementaire en lien avec le service dans son entièreté.
Horaires :
Poste en 39H par semaine réparties du lundi au vendredi.
Spécificités :
· Horaires décalés le mardi pour assurer une Nocturne (12H45 à 20h00) ;
Présence demandée le samedi pour assister l'élu lors des cérémonies de mariage (environ 1 fois par trimestre en roulement).
Référence de l'offre : 8kkwpf51om
Profil recherchéAdjoint au directeur des affaires générales et de l'accueil H/F
Nos attentes :
Vous maîtrisez les enjeux, les évolutions et le cadre réglementaire des politiques publiques dans le secteur de l'état civil et des élections. Vous savez inscrire votre action dans l'anticipation permanente des évolutions structurelles nécessaires au maintien de la qualité du service public et des relations avec les usagers.
Expérimenté dans le domaine, vous êtes en capacité d'assurer du conseil administratif et juridique ainsi qu'une veille réglementaire afin de garantir la conformité et la sécurisation des actes.
Vous avez une aptitude et des qualités managériales vous permettant d'assurer un encadrement de proximité et garantir un bon fonctionnement, une optimisation et un développement de l'activité de la direction.
Vos atouts :
Rigoureux, méthodique et garant d'une éthique de service public, vous avez la capacité de fédérer vos collaborateurs, de vous adapter rapidement et de développer une efficacité personnelle tout en travaillant en équipe et en transversalité ?
Vous disposez d'une expérience significative dans le domaine et/ou êtes titulaire d'une Licence ou Master droit civil ou droit de la famille, ou d'un BTS notarial avec une spécialisation en droit civil.
Vous possédez de solides aptitudes relationnelles vous permettant de vous adapter à tout type de public.
Vous maîtrisez les outils bureautiques ainsi que les logiciels métiers dédiés (Arpège : Mélodie, Adagio, Maestro).
Vous souhaitez redonner du sens à votre travail ? Participer à la vie de notre Commune et son développement ? Alors rejoignez une entité qui place l'Humain et le sens du Service au coeur de ses valeurs, en offrant par exemple des perspectives d'évolution et de formation à ses agents !
Conditions de travail et avantages :
· Poste ouvert au cadre d'emplois des attachés ou rédacteurs territoriaux par voie de mutation, détachement ou contractuelle ;
· Temps de travail : 39 heures par semaine avec horaires variables ;
· Rémunération statutaire, RIFSEEP et CIA ;
· Congés annuels et 12 RTT ;
· Participation à hauteur de 75 % des frais de transports en commun ;
· Participation mutuelle et prévoyance ;
· Politique dynamique de formation ;
· Mise à disposition d'un frigo connecté avec participation employeur à hauteur de 3€ ;
· Amicale du personnel et adhésion CNAS.
EC22284
Avantages collectifs au travail Adjoint au directeur des affaires générales et de l'accueil H/F
- Prime de fin d'année
- Abonnement CNAS ou FNAS
- RIFSEEP
- CIA
Description de la collectivité
Ville de SARTROUVILLE,
Deuxième ville des Yvelines - 53 223 habitants -
à 15 km à l'ouest de Paris, ligne RER-A, Transilien St Lazare.
Ville et CCAS