Responsable accueil et intendance (f/h)

Orientation Durable, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'économie sociale et solidaire et de l'intérêt général recrute un Responsable Accueil et Intendance (F/H) pour son client, la Fondation Charles Léopold Mayer pour le progrès de l'homme.
Afin que votre candidature soit prise en compte merci de postuler directement via le lien de l'offre.

Ce poste est pour celle de vos connaissances qui :
- A idéalement une première expérience à un poste d'accueil
- A un très bon sens du contact
- Souhaite travailler au sein d'une fondation qui œuvre pour la transition sociale et écologique

CONTEXTE DU RECRUTEMENT
La Fondation Charles Léopold Mayer pour le progrès de l'homme (FPH) soutient des mouvements et des organisations de la société civile dans leurs actions de plaidoyer en faveur d'une transition sociale et écologique. Par son action, la FPH veut veiller a ce que cette transition s'effectue de manière pacifique et conduise a des modes de fonctionnement de nos sociétés plus participatifs, équitables et durables.

La FPH apporte un appui structurel et dans la durée à des organisations de la société civiles, porteuses d'alternatives et d'un plaidoyer sur des programmes variés comme l'économie écologique, l'énergie et le climat ou encore les territoires en transition écologique.

Après plus de 29 ans de services, la responsable accueil et intendance de la Fondation prend sa retraite. C'est dans ce cadre que la FPH ouvre au recrutement ce poste en CDI.

MISSION

Sous la responsabilité de la directrice du bureau parisien, le/la responsable accueil et intendance (F/H) a pour mission de gérer les locaux et les prestataires de l'immeuble, propriété de la Fondation, situé au 38 rue Saint-Sabin.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Accueil physique et téléphonique :
- Gestion des appels entrants, transferts et rappel des correspondants
- Gestion de l'espace d'accueil (mise en place, préparation des cafés)
- Accueil des rendez-vous et orientations des visiteurs et partenaires
- Accueil des différents services et prestataires
- Traitement du courrier entrant et sortant

Gestion des salles :
- Réception et études des demandes de réservations de salle pour les partenaires extérieurs et les structures hébergées
- Gestion de l'agenda (physique et électronique)
- Élaboration des états des lieux avant chaque réunion
- Suivi des réservations et établissement de bilan

Gestion du bâtiment et intendance :
- Négociation des contrats et devis avec les prestataires (une trentaine) et suivi de leur bonne exécution. Tenue des cahiers d'entretien
- Supervision du ménage et de l'entretien du bâtiment
- Garant de la sécurité et du respect des normes du bâtiment
- Contrôle et vérification des équipements du bâtiment et suivi des réparations
- Responsable des lignes téléphoniques, des clefs
- Gestion des stocks de fournitures de bureau et commande

Administration :
- Gestion des factures
- Gestion des réservations d'hôtels, trains, traiteurs et restaurants
- Responsable de la base communication de l'immeuble (mise à jour, envoi régulier d'informations)

PROFIL RECHERCHÉ

Formation et expérience :
- Formation Hygiène - sécurité Environnement, BTS hôtellerie/restaurant ou équivalent
Idéalement une expérience à un poste d'accueil

ADHÉSION AUX ASPECTS PRATIQUES

- Poste en CDI, à temps plein aux 35 heures hebdomadaires, réparties ainsi : du lundi au vendredi de 9h à 13h et de 14h à 17h
- Congés : 5 semaines de congés payés
- Localisation : Paris 11
- Rémunération : Entre 26 000 € et 30 000 € bruts annuels selon profil et expérience
- Mutuelle et transport : Transport pris en charge à 50 %. Mutuelle prise en charge à 70 % par la Fondation.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Législation sociale,Animer, coordonner une équipe

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.