Assistant(e) des etudes et du systeme qualite

Implanté
à Lille au cœur d’Eurasanté, l’Institut Supérieur d’Ostéopathie de
Lille (InSO Lille) forme depuis près de 20 ans des professionnels libéraux
ostéopathes. Cette formation s’étale sur 5 années d’études et inclut, en
fin de cycle, une mise en pratique professionnalisante au sein de la Clinique
Ostéopathique Lilloise. Le poste
d’assistant(e) des études répond aux besoins propres de la dynamique du programme
de formation de nos étudiants. A cet effet, l’assistant(e) des études réalise
toutes les missions en relation avec les étudiants afin de favoriser le bon
déroulement des études, et promeut le Système de management de la qualité de
l’Ecole. Il /elle est le garant du bon déroulement des audits internes,
participe à la gestion pédagogique, administrative et logistique, et réalise l’accueil
des étudiants et enseignants


Vos missions

En interaction
permanente avec la
direction, les coordinateurs pédagogiques, le chargé de communication et la
comptabilité, l’assistant(e) des Etudes et de la qualité de l’Ecole aura 4
principaux axes de travail :

1. L’assistance administrative des études

* Participer
à la planification des enseignements et des examens, en lien avec les coordinateurs
et responsables pédagogiques
* Diffuser
les emplois du temps aux étudiants et enseignants
* Assurer
la gestion administrative des données des étudiants en suppléance de la
comptabilité (dossiers d’inscriptions, mise à jour des bases de données,
saisie et communication auprès des coordinateurs pédagogiques des
absences/écarts au règlement, certificats de scolarité, notes..)
* Réaliser
les enquêtes de satisfaction des étudiants au regard des enseignements de
l’Ecole
* Archivage
et numérisation des documents journaliers dans une démarche Qualité

2. La Qualité, l’hygiène et la sécurité

· Rédiger et faire vivre le manuel qualité.

· Assurer la planification, et le suivi des
audits internes. Le cas échéant, leurs réalisations.

· Assurer le
bon respect des normes d’hygiène et sécurité (référent du domaine)

· Veiller à la
formation du personnel en matière de qualité et de sécurité (en lien avec la
direction)

· Organiser
les exercices incendies

· COVID :
réceptionner, traiter, et suivre les mails et appels des étudiants positifs ou
cas contacts (référent du domaine).

1. La gestion logistique

· Veiller
à la bonne tenue des moyens pédagogiques : recueillir les besoins, gérer la
réservation des salles et matériels et modifier les attributions de salles si
nécessaire.

· Veiller
à la bonne organisation et au lancement des examens (evalbox) en lien avec les
coordinateurs pédagogiques

* Participer
à l’organisation et à la préparation logistique de divers évènements en
lien avec le chargé de communication de l’Ecole (journées
« tests », journées portes ouvertes, soutenances de fin
d’études, cérémonie de remise de diplôme, etc...)

2. L’accueil et l’interface avec l’extérieur

* Accueillir,
renseigner (mails
et appels) ou
orienter des personnes (enseignants, étudiants, parents, prestataires,
etc.)
* Réceptionner
les commandes.
* Assurer
le lien avec les étudiants et les enseignants en collaboration avec les
responsables pédagogiques et la direction.


Vos compétences

· Bac + 2
minimum exigé, type BTS assistant manager ou formation assimilée + expérience
dans le domaine de la Qualité

· Connaissance d'un ou des logiciels du système
informatique de l’Ecole (Hyperplanning, evalbox…)

· Maitrise
avancée des outils bureautiques (word, excel, powerpoint, Outlook)

· Maîtrise de
la grammaire, de l’orthographe, et de l’expression orale

· La
connaissance de l’enseignement supérieur et des normes de contrôle qualité
inhérentes aux agréments des Ecoles privées d’ostéopathie serait un plus


Avantages

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