Secrétaire

Le ou la Secrétaire a pour mission de prendre en charge les tâches administratives de la Direction Territoriale de la Nouvelle Aquitaine, et plus précisément :
- Réaliser les missions de secrétariat pour tous les services de la Direction Territoriale
- Etre l'interlocuteur(trice) privilégié(e) des contacts externes (accueille et oriente les partenaires, invités.
- Gérer :
* la gestion des commandes et des stocks de fournitures diverses
* le courrier et les appels téléphoniques
* le planning des salles de la Direction Territoriale et la préparation
* le parc automobile de la Direction Territoriale et des dispositifs (DAPV et C360) : suivi entretien, assurance
- Participer à :
* La tenue comptable et budgétaires de dossiers (saisie de factures, remises de chèques, classement, archivage)
* la gestion administrative de la Communauté 360 :
. Gérer et traiter les aspects logistiques de la C360 (recherche de salles, conventions, lien avec le service comptable
. Mettre à jour des outils existants
. Rédiger les comptes rendus de réunion d'équipe, d'ateliers collaboratif, de groupes de travail
. Créer des outils, effectuer les mises en page

Experience: 24 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Archiver des dossiers et documents de référence,Définir des besoins en approvisionnement,Organiser le traitement des commandes,Réaliser des opérations comptables,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des sièges sociaux

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.