Secrétaire/assistant du président (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Gestion des affaires courantes et organisation de l’agenda du Président Missions / conditions d'exercice Missions principales :

COURRIER DU PRÉSIDENT
Gestion et logistique du courrier avant et après retour du Président
Assurer le suivi et le traitement (extérieurs et internes)

ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE
Prise en charge et gestion des appels téléphoniques (information au Président, réponses aux interlocuteurs, rappels, suivi)

INVITATIONS
Assurer la gestion des invitations (réponse, enregistrement agenda, gérer les besoins : discours, note aux services, chauffeurs, gerbes, cadeaux)

GESTION DE L’AGENDA DU PRÉSIDENT
Mise à jour quotidienne, édition hebdomadaire et préparation des dossiers pour chaque manifestation
Procédure agenda du week-end et des 4 semaines
Organisation des rendez-vous (proposition, validation, confirmation)
Réservation de salles ou visio

ORGANISATION DES DÉPLACEMENTS
Prévoir chauffeur ou train (billets à réserver) ou autre moyen de transport
Réservation d’hôtels si nécessaire
Préparation de documents

MANIFESTATIONS ANNUELLES
Vœux du Président (préparation de la liste des invités, gestion des réponses, gestion des entrées)
Séance du Rapport de l’Activité des Services de l’Etat (organisation du repas)
Réunion des acteurs du BTP (gestion des invitations, organisation du diner)
Congrès ADF (gestion des inscriptions, réservations d’hôtels, organisation du déplacement)
Réunion du Président (AD Rioz …)

MANIFESTATIONS PONCTUELLES
Tour de France (gestion des invités), réunion cantonale, manifestations diverses (signatures contrat PACT 2, vernissage exposition Musée ou Archives, inauguration des infrastructures départementales…

FICHIER UNIQUE
Veille quotidienne du fichier « contact » (liste de 3500 noms)
TRAVAIL EN ÉQUIPE AVEC LE SERVICE COMMUNICATION, LA DIRECTION GÉNÉRALE, LA DIRECTRICE DE CABINET

TRAVAIL DE RECOLLEMENT DES INFORMATIONS Profils recherchés Compétences et profil

Connaitre l’environnement territorial et les acteurs publics
Etre rigoureux, réactif et autonome
Disposer d’une bonne expression orale et écrite
Avoir un sens pointu de l’organisation
Définir des priorités et gérer des urgences
S’adapter aux divers interlocuteurs
Superviser un agenda et les prises de rendez-vous
Maîtriser l’outil informatique
Avoir le sens du contact
Faire preuve de discrétion
Respecter le devoir de réserve
Travailler sur des plages horaires étendues