Employé assistant technique – suivi de chantiers

1. Environnement du Poste

1.1. DEFINITION DU RÔLE

Nom de la fonction :

Assistant technique – support et opérations

Temps de travail :

100%

Lieu de travail :

Bascharage - Kaerjeng

2. Missions et Responsabilites

2.1. OBJECTIFS

1. Assister le département technique sur la préparation et l'organisation des tâches quotidiennes.(Support et opérations)

2.2. DESCRIPTION DE POSTE

Responsabilités générales :

* Etre rigoureux dans son travail (formalisation des documents, archivage, rangement de son environnement de travail…)
* Suivre les procédures internes données par la Direction ou son Responsable hiérarchique
* Assister aux réunions récurrentes mises en place par le responsable
* Encoder et formaliser toutes les informations utiles dans le système
* Mettre à jour et suivre ses indicateurs de performance et proposer de manière proactive des actions correctives
* Suivre les formations proposées par la société avec assiduité
* Etre l'ambassadeur de l'entreprise vis-à-vis des clients
* Remonter toute information utile à sa hiérarchie

Missions spécifiques :

Volet Administratif général :

* Accueillir de manière aimable, souriante et professionnelle les clients et les fournisseurs
* Gérer le standard téléphonique pendant les heures de travail en back-up du secrétariat
* Réceptionner, envoyer, ou dispatcher le courrier entrant et sortant (y compris courrier électronique)

Volet support offres de prix :

* Analyser le dossier d'appel d'offres reçu et lancer les appels d'offres, préparation des comparatifs entre offres reçues avant chiffrage
* Préparer les métrés des offres à élaborer
* Préparer des offres sur base d'offres-types (templates)
* Relancer les gestionnaires lorsque le Lead-Time pour la remise d'une offre arrive à échéance

Volet support chefs de projets :

* Analyse offres fournisseurs et sous-traitants entre budget achat et prix de vente
* Editer les documents d'achats sur base des informations données par le gestionnaire de chantier (bons de commandes, contrats de sous-traitance etc.)
* Réconcilier et valider les documents d'achats avec les bons de livraison par chantier
* Encodage des documents d'achats dans ERP par chantier
* Valider les heures à partir du pointage digital de la main d'œuvre interne
* Préparer les documents factures de vente sur base des informations encodées, métrés reçus pas le gestionnaire de chantier.
* Suivi analytique des chantiers dans ERP par chantier .(s'assurer que couts main d'ouevre et achats à jour, pas de doublons d'écriture etc)

Autres :

* Etablir les demandes d'occupation de la voie publique, mise à disposition hydrant, et autres formalités administratives avant mise en chantier suivant informations reçus.
* Etablir des demandes d'agrément TVA 3% au clients cibles, suivi selon factures de vente établies.
* Assurer toute autre tâche utile à l'activité de l'entreprise qui lui sera confiée par son supérieur.

3. Profil requis

3.1. COMPETENCES REQUISES

Compétences techniques et informatiques

* Connaître les métiers de l'entreprise
* Bonnes connaissances des matériaux de construction
* Savoir utiliser un logiciel ERP
* Maîtriser les outils MS Office

Compétences comportementales

Compétences transverses:

* Être orienté résultats
* Etre résistent au stress
* Avoir le sens des priorités et être autonome
* Savoir adapter sa communication à son interlocuteur
* Avoir un esprit d'équipe

3.2. QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE

Formation initiale requise

* Formation techique ou expérience sur terrain afin de connaître le volet « terrain ».

Expérience minimum

* Non-applicable

Compétences linguistiques

* Français courant indispensables
* Autres langues (Luxembourgeois, Allemand et Anglais) constituent un avantage

4. Indicateurs de Performance

4.1 INDICATEURS DE PERFORMANCE

Indicateurs quantitatifs :

* Analyse chantier (prévu vs réalisé)

Indicateurs qualitatifs :

* Respect de la confidentialité

Postulation en ligne via Jobs.lu


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