Responsable administratif

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Le/la responsable administratif du Cabinet est en charge de l’organisation du secrétariat du Maire Président, ainsi que de la construction des agendas et déplacements. Missions / conditions d'exercice Secrétariat du Maire Président:
oPrise de rendez-vous
oGestion de l’agenda
oGestion des contacts entrants/sortants (courriers, invitations …)
oRédaction de courriers à la signature du Maire-Président, du Directeur de Cabinet, des élus
oSuivi des boites électroniques du service et du Maire Président
oGestion des déplacements (inscriptions – réservations)
oOrganisation de réunions et d’évènements à la demande du Maire Président
oCorrespondance protocolaire du Maire Président et du Directeur de Cabinet (cartes naissances/décès, cartons d’invitations, …)
oSuivi des dossiers du Maire Président en lien avec les services
oSuivi des parapheurs papier et électroniques
oAccueil physique et téléphonique des usagers
oGestion des représentations municipales dans les différents organismes et commissions
oSuppléances du Maire Président par les élus

•Suivi de MAARCH/Neocity
•Archivage des documents du Cabinet
•Aide ponctuelle au Chef de Cabinet
•Aide pratique et relationnelle lors des préparations d’opérations électorales
•Veille sur la mise à jour du protocole Profils recherchés Compétences et savoir-faire :
oConnaissance de l’institution municipale et communautaire
oIdentification des circuits décisionnels
oMaîtrise des outils informatiques calendaire et de traitement courant (tableur, traitement de texte, share point, one drive etc.)
oMaîtrise des logiciels spécifiques du traitement du courrier (MAARCH, Neocity, Makadame)
oGérer les priorités et savoir les hiérarchiser
oMaîtriser les règles de syntaxe et d’orthographe
- connaissance du statut de la Fonction Publique Territoriale et environnement territorial
- bonne appréhension du monde politique


Savoirs- être :
- Discrétion
- Ponctualité
- Sens du service public
- Maîtrise de soi
- Travail en équipe
- Écoute, disponibilité et bienveillance
- Rigueur, organisation et réactivité
- Capacité d’adaptation et polyvalence