Finalité du poste
Le/la chef(fe) de cabinet accompagne la Direction générale dans la gestion et l’organisation de ses activités.
Placé sous la responsabilité directe du Directeur général, il/elle aura pour mission de coordonner le secrétariat de la Direction générale et de produire des notes ou analyses, permettant d’optimiser la prise de décision.
Activités principales
· Organiser le fonctionnement général du secrétariat de la Direction générale :
o Animer et coordonner les travaux des 2 assistantes de la direction générale
o Organisation de la gestion des agendas, des courriels entrants, du courrier, des appels téléphoniques et du secrétariat
o Articulation des activités et bilatérales avec les directions
o Coordination des réponses faites aux demandes du ministère, des autres agences, des corps d’inspection ou des autres autorités administratives ou d’organismes extérieurs
o Suivi des courriers complexes signalés par la direction générale
o Bonne organisation des comités de pilotage et de suivi présidés par la Direction générale
o Vérification de la bonne réservation et installation technique de la salle
o Coordination des déplacements de la Direction générale
· Assurer la coordination de dossiers thématiques :
o Aide à la réalisation des notes, des fiches techniques et des dossiers d’information sur certains sujets, notamment en vue de réunions ou de suivi de projets mis en œuvre
o Interface entre les directions et la Direction générale afin de coordonner la constitution des fonds de dossiers et rédiger les éléments de langage
o Suivi des réponses aux sollicitations
· Assurer les aspects logistiques et la circulation des informations
o Circulation fluide des informations avec les directions
o Pilotage de la préparation et du suivi des réunions de la Direction générale
o Programmation des réunions sur l’année
o Élaboration de plannings annuels en fonction du type de réunion
Les domaines d’intervention concernés par le poste seront amenés à évoluer en fonction de l‘agenda et de l’actualité de la Direction générale.
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