Chargé.e d'accueil

Nous recherchons un chargé d'accueil F/H, vos missions sont :

1. Accueil physique et téléphonique de l’établissement :
- Gestion des appels entrants
- Accueil physique et orientation des visiteurs, des étudiants, des intervenants
- Réception et diffusion de messages
2. Suivi et gestion des absences des étudiants :
- Saisie / actualisation des absences, envoi des avertissements
- Collecte, relance, saisie et classement des justificatifs
- Gestion des demandes spécifiques d’absence étudiants/entreprises (validation direction ou responsable pédagogique)
- Émission / diffusion des récapitulatifs
- Émission / diffusion des courriers d’information (parents/entreprise)
3. Support au service scolarité :
- Constitution des dossiers de rentrée
- Préparation des partiels (enveloppes, sujets dupliqués, liste d’appel…)
- Envoi des courriers (bulletins, attestation de réussite, convocation conseil de discipline…) et leur affranchissement
- Aide à la préparation des documents pour les bilans pédagogiques/conseil de classe
- Envoi des diplômes et gestion des anciens qui viennent récupérer le leur en archives
- Aide à la préparation de la planification
- Aide aux enquêtes réglementaires
4. Relations Étudiants :
- Édition des cartes d’étudiant et d’enseignants/formateurs
- Suivi des trombinoscopes
- Réponse aux demandes des étudiants et informations sur les événements ponctuels tels que : absence de professeurs, fermeture des écoles pour raisons exceptionnelles
5. Suivi et gestion du matériel :
- Matériel de reprographie (gestion des cartes de photocopies, alimentation papier)
- Mise à disposition cahier de commande de fournitures / cahier de maintenance des locaux
- Gestion des commandes et recherche du meilleur tarif, des fournitures et petit matériel
6. Gestion et suivi du courrier entrant/sortant :
- Enregistrement du courrier arrivé
- Affranchissement et envoi du courrier
- Gestion du courrier électronique (ouverture, transfert de mail, impression, réponse)
7. Soutien des équipes administratives et missions en relais :
- Ouverture/fermeture des locaux
- Contributions à toutes tâches administratives

Profil recherché :

Chez Galileo Global Education, votre personnalité compte davantage que votre background technique. Nous croyons que la diversité des perspectives et des expériences est essentielle à notre succès en tant qu'entreprise.

Profil recherché :

* Formation : Bac +2 minimum, idéalement dans le domaine de la gestion, de l’accueil, ou de l’administration.
* Expérience : Une première expérience en accueil ou administration est souhaitable, de préférence dans un environnement éducatif ou de services.

Compétences :

* Avoir travaillé avec un outil de planification (Hyperplanning est un plus)
* Excellente expression orale et rédactionnelle

Qualités :

* Réactivité
* Aisance relationnelle
* Bienveillance
* Flexibilité
#J-18808-Ljbffr