Secrétaire pmi-a (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Le contenu de cette fiche de poste est susceptible d'évoluer au cours de l'année 2025
Accueil physique et téléphonique :
· Assurer une fonction d'accueil et d'orientation téléphonique des usagers,
· Participer à la répartition entre les agents administratifs des permanences téléphoniques.
Gestion du courrier :
· Gérer, suivre et archiver les courriels de la boite à lettre électronique et postale du service,
· Assurer la réception, le traitement et la diffusion des informations,
· Gérer les courriers et les parapheurs, à l'arrivée et au départ, et les enregistrer dans le tableau de suivi,
· Diffuser et classer les récépissés des courriers RAR,
· Assurer le suivi et la traçabilité des courriers « signalés »,
· Assurer la diffusion des documents et courriers reçus au siège de la PMI-A vers les 3 territoires PMI,
· Envoyer les déclarations de grossesse, les avis de naissance et les certificats de santé, transmis à la PMI du Tarn, dans les départements de résidence des mères ou futures mères.
Secrétariat du service de PMI-A et des cadres du service :
· Rédiger et mettre en forme tout type de courriers, notes, tableaux, comptes rendus, diaporamas ...,
· Organiser et classer les documents du service,
· Participer à l'archivage des documents du service.
Missions informatiques :
· Assurer la gestion du logiciel HOROQUARTZ,
· Assurer la fonction de référent du logiciel d'activité HORUS selon la fiche de mission,
· Rédiger et mettre à jour les procédures de saisie HORUS,
· Gérer les avis de naissance transmis par l'interface avec les mairies,
· Saisir les feuilles de soin électroniques papier et télétransmettre les feuilles de soins électroniques, traiter les rejets, et éditer les statistiques annuelles de remboursement de la CPAM,
· Paramétrer des boitiers des cartes Vitale,
· Assurer les commandes des cartes CPS ou CPE, et mettre à jour le tableau de suivi,
· Saisir les certificats de santé et avis de naissance et procéder à leur archivage.

PROFIL RECHERCHÉ :

· Maîtrise des outils bureautiques, logiciels Word, Excel, Power point, Outlook,
· Maitriser les outils de la collectivité (Horus, Gédélib, Hopi, parapheur électronique, Horoquartz, BO, Aatlantide) et se former à de nouveaux logiciels,
· Filtrer, renseigner et/ou orienter des demandes,
· Prendre des notes, rédiger des courriers et mettre en forme des documents,
· Organiser le classement et l'archivage de dossiers,
· Organisation, rigueur, esprit d'initiative,
· Polyvalence,
· Qualités relationnelles et sens du travail en équipe,
· Discrétion et devoir de réserve (confidentialité).

Experience: Débutant accepté

Qualification: Employé qualifié

La direction générale de la Solidarité concentre l'ensemble des politiques publiques sociales et médico-sociales de la Collectivité autour de 3 directions métiers et d'une mission d'appui au pilotage stratégique. Couvrant près de 60% du budget de la Collectivité et près de 800 collaborateurs, la solidarité entre les hommes est un engagement fort de notre Collectivité.