Chargé(e) d'accueil et gestion vie associative

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Rémunération indicative En fonction du profil Descriptif de l'emploi Située à quelques kilomètres de Bordeaux et de l'aéroport de Mérignac, à l’Ouest de l’agglomération bordelaise, la ville de Saint-Jean-d’Illac (près de habitants) est une commune qui a su conserver son patrimoine forestier, tout en restant à taille humaine.
Avec ses 12 057 hectares occupés à 75 % par une forêt de pins maritimes, Saint-Jean-d’Illac est appréciée pour son environnement préservé et apaisé aux portes de Bordeaux.
Tout en maintenant des liaisons privilégiées vers l’agglomération bordelaise, avec notamment le Transgironde qui la relie aussi bien à Bordeaux qu'au Cap-Ferret, la ville offre une ouverture en direction du bassin d’Arcachon et de la côte atlantique avec l'accès aux plages possible en 30 minutes de route.
Membre de la Communauté de Communes Jalle Eaux Bourde, la ville bénéficie d'un fort dynamisme économique et culturel, avec notamment une salle de spectacle proposant des spectacles, concerts, danse, cinéma, ..., mais aussi un fort tissu associatif, des commerces de proximité et de nombreux professionnels de la santé.

Soucieuse de promouvoir les associations locales et de proposer un programme culturel qualitatif à ses administrés, la Mairie recherche un(e) chargé(e) d'accueil et gestion de la vie associative.
Sous l'autorité de la responsable du service Affaires culturelles et Vie locale, et en lien direct avec la coordinatrice de la Vie associative, vous travaillerez au sein de l’espace culturel « Quérandeau» et intégrerez une équipe impliquée, solidaire et conviviale.

Véritable support des associations locales, votre mission principale sera de les orienter et de les accompagner et d’être en soutien fort sur le traitement de leurs demandes. Vous serez également chargé(e) de renseigner les publics sur le fonctionnement du service et sur la programmation de la salle de spectacle et aurez en charge la vente des billets en journée et les soirs de spectacle.

Temps plein annualisé (35h) - Travail en soirée et le week-end ponctuellement en rotation avec l'équipe du service – Pics d'activité nécessitant une disponibilité supplémentaire.
Participation employeur pour la mutuelle - CNAS selon ancienneté (Chèques vacances, réductions, ...) - Forfait mobilité - CIA (Complément Indemnitaire Annuel).
Permis B indispensable. Missions / conditions d'exercice 1 - Gestion administrative de la Vie associative :
- Assurer un secrétariat global : gestion des demandes courantes des associations, rédaction de courriers et de conventions, accueil physique du public et téléphonique, gestion des plannings des salles, prise de RDV, ...;
- Être en lien régulier avec les services de la Ville pour le traitement des demandes associatives, ce qui implique des déplacements réguliers dans la commune;
- Gestion des stocks et des planifications.

2 - Accueil de la salle de spectacle :
- Accueil et renseignement du public sur la programmation de la salle de spectacle,
- Accueil des groupes (scolaires, services municipaux, associatifs...),
- Vente des billets de spectacle : assure la fonction de mandataire de la régie de recettes "culture", encaisse les règlements, assure les permanences de vente en journée et les soirs de spectacle,
- Accueil des artistes : mise en place des loges, des caterings, réception des repas, entretien du matériel...

3 - Logistique :
- Organisation de l'espace billetterie et du hall (affichage, gestion des présentoirs et du mobilier),
- Mise en place des expositions temporaires.

4 - Communication :
- Ponctuellement, rédaction d'articles pour le magazine municipal, les réseaux sociaux ou le site internet de l'Espace Quérandeau. Profils recherchés Profil recherché :
- Connaissance de l’environnement territorial
- Connaissance et intérêt pour le milieu culturel et associatif
- Vous êtes autonome, efficace et organisé(e)
- Vous avez le goût du travail en équipe
- Capacité rédactionnelle, de communication
- Grande disponibilité (soir et week-end en fonction du calendrier des événements).

SAVOIR FAIRE
- S’adapter aux différents interlocuteurs
- Savoir gérer les aléas
- Filtrer et orienter les informations
- Savoir planifier et respecter les délais
- Apporter une réponse personnalisée
- Rédiger et mettre en forme les documents
- Utiliser les outils numériques, logiciels bureautiques courants, traitement de textes, et les logiciels spécifiques à l’activité (GMA gestion des salles/ Fluxnet pour les demandes d’intervention techniques/ Mapado, solution de billetterie/ Zeendoc, logiciel de courrier)

SAVOIR ETRE
- Capacité d’adaptation
- Réactivité
- Sens relationnel
- Esprit d’équipe
- Sens de l’organisation
- Sens de la confidentialité
- Savoir s’exprimer oralement
- Savoir rendre compte
- Sens de l’initiative
- Être rigoureux
- Être autonome