Assistant de gestion copropriétés f/h

Description du poste

Pour accompagner le développement de notre activité, nous créons un poste d’Assistant de Gestion Copropriétés F/H en CDI.

Rattaché.e à la Responsable Service Copropriétés et en collaboration étroite avec la Gestionnaire de Copropriétés et la Comptable Copropriété, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement du service.

Ce qui vous attend ?

* Un poste polyvalent où gestion administrative et relationnel sont au cœur de votre quotidien.
* Un environnement basé sur les valeurs fortes des Coop’HLM : conseil, pédagogie, proximité, transparence et maîtrise des charges.
* Une mission clé : accompagner la gestion des copropriétés en soutenant l’équipe dans les tâches administratives et comptables, tout en étant un interlocuteur privilégié des copropriétaires et des prestataires.

Appui administratif

* rédiger et envoyer les mails, courriers, convocations et procès-verbaux d’assemblées générales & diverses correspondances
* Préparer les dossiers d’assemblée générale
* Suivre les récépissés d’envoi recommandé et en assurer la dématérialisation
* Gérer la dématérialisation des documents
* Rédiger et suivre les avenants marchés publics
* Suivre administrativement les contrats d’exploitation des copropriétés
* Gérer les demandes d’intervention, les ordres de service et les demandes de devis ainsi que les factures associées
* Gérer les demandes et réclamations des copropriétaires et fournisseurs
* Assurer la gestion électronique des documents: Enregistrement ad hoc des informations dans les bases de données, mise à jour et le suivi
* Contribuer à la gestion des mandats SEPA et aux rapprochements bancaires.
* Gérer la dématérialisation des documents (factures, documents comptables, etc.)
* Contribuer au suivi contentieux des copropriétaires

Gestion de la relation avec les copropriétaires et prestataires

* Réceptionner et traiter les demandes des copropriétaires (réclamations, renseignements, demandes d’intervention)
* Gérer la boîte mail du service et orienter les sollicitations vers les bons interlocuteurs
* Assister la Gestionnaire Copropriétés dans l’organisation et le suivi des :
o Interventions techniques et travaux, en lien avec les prestataires
o Assemblées générales, de la convocation à la mise en œuvre des décisions
o Exploitation des procès-verbaux et des visites techniques
o Gestion des sinistres et suivi des travaux en cours
* Contribuer au suivi des réserves et des garanties des immeubles neufs afin d’assurer la conformité et la satisfaction des copropriétaires