Secrétaire polyvalente

Sous l'autorité de la directrice

- Accueil physique des personnes
- Accueil téléphonique et courriel et apporter une réponse
- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
- Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage)
- Constitution des dossiers dès l’arrivée des demandes de stages,
- Gérer le planning des stagiaires et l’attribution des salariés tuteurs,
- Gérer les demandes d’admissions, l’ordonnancement et l’archivage des éléments du dossier,
- Saisir les informations dans le logiciel TITAN,
- Constituer les dossiers des nouveaux résidents et gérer les dossiers administratifs des résidents déjà présents,
- Gérer les demandes de renseignement et la liste des prospects, envoyer la documentation,
- Créer et envoyer les factures aux résidents et aux familles,
- Créer et envoyer les factures aux Conseils Départementaux,
- Suivre l’état des présences des résidents en lien avec les proches et en informer les équipes et la restauration
- Envoyer les différents tableaux de présence (Restauration, CPAM, CAF …)

- Connaître les règles d’hygiène et de sécurité relatives au métier.
- Connaître les bases du statut et les droits et devoirs du fonctionnaire.
- Connaître l’organigramme de sa collectivité et plus particulièrement de son service.
- Évaluer et améliorer la qualité du service rendu, rendre compte
- Travailler en équipe
- Sens du service public
- Utilisation d’un ordinateur et d’une suite de logiciels bureautiques
- Relation de soutien à la personne aidée
- Mettre en œuvre les gestes et postures adaptés aux situations
- S’adapter aux évolutions dans le travail.