Assistant médico-administratif / assistante médico-administrative (h/f)

IDENTIFICATION DU POSTE - CONDITIONS D'EXERCICE
Exigibles :
Le poste est un poste d'AMA (secrétaire de Pôle).
Présentation de l'équipe de travail :
Cheffe de Pôle, Cadre de Pôle, Cadres et secrétaires des chefs de service du PEA, adjoint administratif affecté à la gestion du planning des psychologues, des assistantes sociales ainsi qu'au secrétariat du CTF
Horaires et organisation du travail :
Poste temps plein sur une base horaire de 36h/semaine 9h-17h
Poste situé au bloc technique du CHM
Les congés sont à prendre prioritairement en période de vacances scolaires

MISSIONS
- Accueil physique et téléphonique
- Ré orientation de toutes les demandes arrivant dans le PEA : les demandes de stages, de prise de RDV dans les différentes UFs, lien avec les partenaires extérieurs.
- Participation à toutes les commissions du PEA (formation, bureau qualité risque, groupe de travail, réunions médecins cadres
- Rédaction et diffusion de tous les documents émanent du PEA
- Mise à jour des plannings des chefs de Pôle, Service pour tout ce qui concerne les réunions institutionnelles
- Référente numérique
EXIGENCES DU POSTE - SAVOIRS
- Diplôme de secrétaire médicale et/ou du concours d'AMA
- Titulaire du baccalauréat
- Expérience en milieu hospitalier indispensable
PRINCIPALES ACTIVITES
- Prise de note et C.R à faire sur toutes les réunions du PEA (assemblée plénière su PEA, formation, BQR, réunion cadres,
réunion cadres/médecins)
- Rédaction de tous les courriers du chef de Pôle et l'assistant de Pôle
- Gestion des plannings médicaux
- Gestion du planning AMA et Adjoint administratif
- Mise à jour, en collaboration avec la cadre de Pôle et les cadres, des tableaux des effectifs du PEA
- Gestion de l'organisation de la permanence (tableaux des 3 périodes de fermetures annuelles où une permanence de
différents professionnels est organisée)
- Travail en lien avec les secrétaires des cheffes de service
- Travail en lien avec le bureau des affaires médicales du CHM
- Travail en lien avec la secrétaire qui gère le planning des psychologues, des assistantes sociales et le CTF
- Travail en lien avec le secrétariat de Direction, de la DRH et de la DSSI, du service des achats
- Etablir le planning de réservation annuelle : des voitures de secteurs, des salles du PEA, des tests psychologiques et
psychomotriciens
CAPACITES REQUISES
- Secret professionnel
- Sens de l'organisation, bienveillance, disponibilité, discrétion
- Savoir prioriser les tâches à accomplir
- Bonnes capacités relationnelles, d'écoute, de communication et de partage de l'information
- Bonnes capacités d'adaptation, de méthodologie et de rigueur
- Parfaite connaissance de l'outil informatique et bureautique.
- Connaissance de l'environnement institutionnel
AUTORITE HIERARCHIQUE ET FONCTIONNELLE
- Hiérarchique : sous l'autorité du directeur de l'hôpital
- Fonctionnelle : Le chef de Pôle et le cadre de Pôle

CDD RENOUVELABLE