Assistant de service (f/h)

Assistant de Service à la Direction Action Gérontologique/CAP Seniors & Aidants,

placé sous la responsabilité du responsable de Service Cap Seniors & Aidants, vous contribuerez activement au bon fonctionnement du service en assurant le bon déroulement des activités et en soutenant l’équipe dans ses missions.

Vous serez en charge de :

Participer à la gestion du travail collectif du service :
- gérer l'agenda du service ;
- assurer l'organisation logistique des réunions et en diffuser les comptes rendus ;
- diffuser la communication interne, notamment via les outils collaboratifs et la gestion du réseau, être force de proposition pour améliorer l'organisation ;
- soutenir les agents dans l'organisation de leur activité (réservation de salles, commande des collations, enregistrements dans le logiciel métier…).

Être le premier interlocuteur privilégié des autres services et partenaires :
- accueillir les partenaires et gérer les appels, échanges (téléphoniques, mails…) ;
- préparer et suivre les délibérations pour le Conseil d'Administration du CCAS ;
- assister la gestion de projets en lien avec les différentes directions ;
- organiser des réunions, événements et gérer les supports de communication externe notamment le sharepoint du service ;
- suivre et transmettre les indicateurs d'activité et contribuer au rapport annuel.

Gérer et sécuriser les moyens de travail du service :
- assurer la gestion des moyens numériques et de communication, soutenir les collègues dans leur utilisation en autonomie ;
- soutenir la création et la mise à jour des documents "qualité" ;
- veiller à l'organisation des espaces communs et aux ressources matérielles.

Vous maîtrisez les outils bureautiques (word, excel, power point…) et collaboratifs (teams, one note…) et possédez des compétences en gestion administrative et organisation d'événements.

Organisé et rigoureux, vous êtes doté d'un excellent relationnel.

Votre sens du service, votre esprit d'équipe et votre capacité à réaliser tout en les priorisant plusieurs tâches simultanément, seront des atouts pour ce poste.