Assistant(e) de formation (h/f)

Présentation de la structure

Le GRETA-CFA Aquitaine est un regroupement d'établissements publics locaux d'enseignement qui mutualisent leurs compétences et leurs moyens pour proposer une offre de formation pour les adultes sur l'Aquitaine. Il est composé de 9 agences sur l'ensemble de la Nouvelle Aquitaine.

Le GRETA-CFA Aquitaine propose de nombreuses formations dans de nombreux secteurs (Bâtiment Energie, Compétences Clés, Hôtellerie-Restauration-Tourisme, Industrie, Numérique, Audiovisuel, Santé Sanitaire et Social, Sécurité, Tertiaire, Transport, VAE, Bilan de compétences, Optique, Métiers de l'art.).

Le GRETA-CFA Aquitaine en quelques chiffres :

- 1 siège à Bordeaux
- 4 agences par secteurs sur Bordeaux Métropole (Bordeaux, Talence,)
- 5 agences départementales à Périgueux (Dordogne), Dax (Landes), Marmande (Lot-et-Garonne), Pau (Béarn), Anglet (Pays-basque)

Contexte du poste :

Le centre sanitaire et social est situé au lycée Wlerick à Mont de Marsan et développe des actions de formation en apprentissage et en formation continue dans le secteur sanitaire et social sur l'ensemble du département et notamment au sein du Lycée de Borda à Dax pour le GRETA CFA Aquitaine.
L'assistant(e) de formation a la charge de la partie administrative des actions de formation
pour environ 600 dossiers annuels tant sur des établissements scolaires que sur les sites des commanditaires.

Missions principales :

L'assistant(e) de formation assure l'accueil physique et téléphonique, participe au processus global de développement, de la phase d'accueil de la demande client à celle de la mise en œuvre de l'action jusqu'à la facturation.
Il/elle travaille en liaison avec les services administratifs de l'agence et du GCA, la CFP, le DDFPT, la coordinatrice pédagogique, les équipes pédagogiques et les établissements formateurs.
Il/Elle transmet les documents de suivi de l'activité et les informations nécessaires à l'amélioration du processus de réalisation.

Description des missions :

1) Accueil et recueil de la demande
- Accueillir, recueillir et enregistrer l'ensemble des demandes téléphoniques et écrites
- Renseigner, orienter sur l'offre de formation et les modalités d'accès
- Actualiser l'affichage, les informations mises à la disposition du public

2) Organisation de la prestation
- Traitement et suivi administratif et financier des actions de formation (dossiers administratifs et pédagogiques) conformément au système qualité ;
- Traiter la relation avec les financeurs (OPCO, prescripteurs...)
- Traiter les dossiers de rémunération des stagiaires
- Préparer les documents de fin de formation
- Recueillir les évaluations de satisfaction et les enquêtes à 6 mois, préparer la synthèse, la transmettre à l'agence et l'archiver dans le Drive Qualité.

3) Suivi et contrôle des informations
- Contrôler et mettre à jour les données dans les différents systèmes d'information du GRETA CFA Aquitaine et des financeurs (OPCO, ...) : gestion des absences, ajustements, ruptures,.
- S'assurer de la mise à jour des données sur les différents systèmes d'information

4) Participation à la démarche qualité en lien avec la correspondante qualité
- Contrôler les documents qualité et leur mise à jour
- Gestion des tableaux de bord de l'agence
- Préparation des audits internes et externes

Formation :

- BAC +2 dans le secteur administratif
- Expérience de la formation professionnelle appréciée

Statut : Contractuel
Salaire : Selon diplôme et expérience

Lieu d'activité :
Lycée de Borda à Dax.
L'assistant(e) sera amené(e) à assurer ses missions au sein du CSS du lycée Robert Wlérick à Mont de Marsan selon les besoins liés à l'activité et/ou nécessités de service.

Type de contrat :
CDD à temps complet à pourvoir dès que possible jusqu'au 31/12/2025.

À compétences égales, une attention particulière sera apportée aux personnes en situation de handicap.