Responsable de la gestion administrative et financière

1. Mission 1 – Assurer le suivi budgétaire, financier et RH du service, en lien avec les services supports du Département :
• Suivi financier : réalisation des devis, établissement des bons de commande, contrôle et paiement des factures, suivi du volet financier des marchés, subventions et conventions
• Suivi budgétaire : participation à l'élaboration du budget, points d'évaluation, réguliers (synthèse des crédits dépensés/engagés), veille à la maîtrise, budgétaire du service
• Suivi RH : gestion des temps et des congés des agents du service, suivi logistique des accueils et départs au sein du service
• Suivi juridique : rôle d’expertise réglementaire, juridique et garantie de la conformité des procédures

2. Mission 2 – Gérer la vie administrative et institutionnelle du service :
• Gestion de l’accueil et du secrétariat du service : standard téléphonique, mail, courrier, traitement et suivi des demandes et sollicitations du service
• Gestion institutionnelle : préparation des délibérations, organisation des réunions et commissions du service (préparation, convocations, organisation logistique, rédaction des comptes-rendus et des relevés de décisions), planification et gestion des échéances, suivi des agendas, gestion des archives
• Gestion logistique du service : organisation des déplacements du service, suivi des stocks de matériel et fournitures courantes, réapprovisionnement, suivi des relations prestataires, participation à la logistique évènementielle
• Coordination des liens avec les services supports du Département

3. Mission 3 – Contribuer aux projets transversaux du service :
• Participation au développement et à la mise en œuvre des différents projets du service, notamment dans le domaine de la logistique évènementielle
• Contribution à l’amélioration des processus internes