Coordonnateur des prestations hospitalieres - h/f

Le poste

La Direction de la Production Hospitalière et de la Logistique (DPHL) regroupe la blanchisserie, la restauration, les prestations hospitalières, les transports, les plateformes logistiques, les espaces verts, la gestion des déchets et le bionettoyage externalisé. Un des enjeux pour les années à venir consiste à transformer la DPHL du CHU de Bordeaux en moteur de progrès pour la santé. En plaçant la logistique et l’hôtellerie au centre de notre vision stratégique, il s’agit de:

1. Libérer les soignants des tâches logistiques en optimisant les processus logistiques et en réduisant les opérations non essentielles ;
2. Positionner la logistique comme un acteur clé dans l'évolution du CHU ;
3. Accompagner le projet ambitieux du "Nouveau CHU" en offrant une expertise logistique adaptée, innovante et qui fait bon usage des dépenses publiques en contribuant au plan d’amélioration de gestion ;
4. Placer l'humain au cœur des préoccupations en garantissant une meilleure qualité de vie au travail pour les personnes et en développant la RSE.

Placé sous l’autorité hiérarchique directe du Directeur de la Production Hospitalière et de la Logistique, au sein du pôle Nouvel Hôpital et Ressources Opérationnelles, le coordonnateur des prestations pilote, planifie et coordonne les activités de son secteur. Il assure une mission de conseil et d’expertise pour l’identification de l’ensemble des projets avec comme exigence l’optimisation du rapport qualité-service-coût.

Le secteur prestations hospitalières constitue l’un des secteurs de la DPHL. Il est constitué du bionettoyage externalisé, des espaces verts, de la reprographie, des vaguemestres et de la gestion des déchets.

Le coordonnateur des prestations hospitalières manage l’ensemble de ces équipes, optimise leurs activités, coordonne et supervise toutes les opérations sous sa responsabilité.

Principales activités :

Proposition et élaboration d’un pilotage centralisé des prestations hospitalières.

Elaboration de projet de service, axé sur la RSE, pour les secteurs : reprographie, vaguemestre, gestion des déchets et bionettoyage externalisé.

Gestion et optimisation des moyens (humains et matériels) mis à disposition. Il assure l’encadrement de ses équipes et les informe de la réglementation en vigueur (notamment en matière d’hygiène et de sécurité).

Participation aux entretiens de recrutement et conduite des entretiens annuels d’évaluations avec notamment la fixation d’objectifs clairement définis avec le Directeur de la DPHL, en cohérence avec les objectifs du pôle, validés par la Directrice du pôle NHOROP.

Participation active aux différents projets inscrits dans le Schéma Directeur Logistique et au projet Nouveau CHU.

Définition et suivi des indicateurs de pilotage, de performance et de qualité, en proposant un tableau de bord incluant des analyses pertinentes, dans le respect du cadre budgétaire et des objectifs fixés (qualité, RH, moyens alloués, évènements indésirables…).

Mise en place et suivi des contrats de service et préparation des marchés en lien avec la direction des achats et des approvisionnements, en tant que référent technique : contribution à l’expression des besoins, à l’analyse des offres, participation au choix, puis suivi de l’exécution du marché, notamment bonne utilisation des équipements.

Supervise le respect du budget alloué pour ses secteurs et conduite des actions correctives si nécessaire. Garant du contrôle des dépenses des secteurs placés sous sa responsabilité.

Pilotage d’un plan d’embellissement des espaces verts des sites du CHU de Bordeaux.

Coordination du COPIL 5R (Refuser, Réduire, Réutiliser, Rendre à la terre et Recycler) et suivi des projets de gestion des déchets.

Planification de l’ensemble des opérations de ses secteurs afin de garantir la conformité des prestations dédiées aux services et aux patients.

Participation à la définition des procédures internes de ses secteurs et met en place des modes de fonctionnement alternatifs pour assurer une continuité de service en toutes circonstances.

Assure le déploiement et l’opérationnalité des systèmes d’information de ses secteurs, notamment le logiciel de dématérialisation de traçabilité du bionettoyage et de traçabilité des déchets.

Accompagnement des projets de dématérialisation et adaptation des outils de la reprographie.

Assure la veille réglementaire et technologique pour ses secteurs.

Profil recherché

La Direction de la Production Hospitalière et de la Logistique (DPHL) regroupe la blanchisserie, la restauration, les prestations hospitalières, les transports, les plateformes logistiques, les espaces verts, la gestion des déchets et le bionettoyage externalisé. Un des enjeux pour les années à venir consiste à transformer la DPHL du CHU de Bordeaux en moteur de progrès pour la santé. En plaçant la logistique et l’hôtellerie au centre de notre vision stratégique, il s’agit de:

· Libérer les soignants des tâches logistiques en optimisant les processus logistiques et en réduisant les opérations non essentielles ;

· Positionner la logistique comme un acteur clé dans l'évolution du CHU ;

· Accompagner le projet ambitieux du "Nouveau CHU" en offrant une expertise logistique adaptée, innovante et qui fait bon usage des dépenses publiques en contribuant au plan d’amélioration de gestion ;

· Placer l'humain au cœur des préoccupations en garantissant une meilleure qualité de vie au travail pour les personnes et en développant la RSE.

Placé sous l’autorité hiérarchique directe du Directeur de la Production Hospitalière et de la Logistique, au sein du pôle Nouvel Hôpital et Ressources Opérationnelles, le coordonnateur des prestations pilote, planifie et coordonne les activités de son secteur. Il assure une mission de conseil et d’expertise pour l’identification de l’ensemble des projets avec comme exigence l’optimisation du rapport qualité-service-coût.

Le secteur prestations hospitalières constitue l’un des secteurs de la DPHL. Il est constitué du bionettoyage externalisé, des espaces verts, de la reprographie, des vaguemestres et de la gestion des déchets.

Le coordonnateur des prestations hospitalières manage l’ensemble de ces équipes, optimise leurs activités, coordonne et supervise toutes les opérations sous sa responsabilité.

Principales activités :

Proposition et élaboration d’un pilotage centralisé des prestations hospitalières.

Elaboration de projet de service, axé sur la RSE, pour les secteurs : reprographie, vaguemestre, gestion des déchets et bionettoyage externalisé.

Gestion et optimisation des moyens (humains et matériels) mis à disposition. Il assure l’encadrement de ses équipes et les informe de la réglementation en vigueur (notamment en matière d’hygiène et de sécurité).

Participation aux entretiens de recrutement et conduite des entretiens annuels d’évaluations avec notamment la fixation d’objectifs clairement définis avec le Directeur de la DPHL, en cohérence avec les objectifs du pôle, validés par la Directrice du pôle NHOROP.

Participation active aux différents projets inscrits dans le Schéma Directeur Logistique et au projet Nouveau CHU.

Définition et suivi des indicateurs de pilotage, de performance et de qualité, en proposant un tableau de bord incluant des analyses pertinentes, dans le respect du cadre budgétaire et des objectifs fixés (qualité, RH, moyens alloués, évènements indésirables…).

Mise en place et suivi des contrats de service et préparation des marchés en lien avec la direction des achats et des approvisionnements, en tant que référent technique : contribution à l’expression des besoins, à l’analyse des offres, participation au choix, puis suivi de l’exécution du marché, notamment bonne utilisation des équipements.

Supervise le respect du budget alloué pour ses secteurs et conduite des actions correctives si nécessaire. Garant du contrôle des dépenses des secteurs placés sous sa responsabilité.

Pilotage d’un plan d’embellissement des espaces verts des sites du CHU de Bordeaux.

Coordination du COPIL 5R (Refuser, Réduire, Réutiliser, Rendre à la terre et Recycler) et suivi des projets de gestion des déchets.

Planification de l’ensemble des opérations de ses secteurs afin de garantir la conformité des prestations dédiées aux services et aux patients.

Participation à la définition des procédures internes de ses secteurs et met en place des modes de fonctionnement alternatifs pour assurer une continuité de service en toutes circonstances.

Assure le déploiement et l’opérationnalité des systèmes d’information de ses secteurs, notamment le logiciel de dématérialisation de traçabilité du bionettoyage et de traçabilité des déchets.

Accompagnement des projets de dématérialisation et adaptation des outils de la reprographie.

Assure la veille réglementaire et technologique pour ses secteurs.

COMPETENCES TECHNIQUES :

5. Cpage, Gildas, Business object, Share point, outils bureautiques

COMPETENCES ORGANISATIONNELLES :

6. Autonomie et sens du reporting
7. Rigueur et capacité d’organisation
8. Capacités d’analyse et d’observation
9. Sens du travail en équipe et exemplarité
10. Souci du respect des échéances, de la continuité de service et des priorités
11. Bonnes capacités rédactionnelles
12. Gestion de projets

COMPETENCES RELATIONNELLES :

13. Aptitude à animer des réunions
14. Excellentes capacités relationnelles, y compris dans un climat sensible
15. Capacité de communication pédagogique
16. Capacité à travailler en transversal

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE :

17. Titulaire d’un diplôme logistique/transport Bac +5
18. Une expérience en logistique hospitalière serait appréciée
19. Expérience significative en gestion de flux et/ou transport de biens et/ou transports de personnes et/ou en gestion de flotte et dans la gestion et l’animation d’une équipe
20. Connaissance de la commande publique
21. Maitrise des logiciels de bureautique
22. Travail en groupe
23. Connaissance du milieu hospitalier

Activités complémentaires

Des missions ou des projets complémentaires pourraient être demandés au coordonnateur des prestations hospitalières.

Compétences attendues

Niveau requis

Aptitudes

(E : Expert / M : Maitrise / P : Pratique courante)

E

M

P

Concevoir, piloter et évaluer un processus relevant de son domaine de compétence

X

Utiliser les logiciels métier

X

Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)

X

Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité

X

Communication orale et écrite : rédiger des courriers

X

Gestion du temps : priorisation

X

Connaissances requises

(E : d’Expert/ A : Approfondies / O : Opérationnelles / G : Générales)

E

A

O

G

Communication / relations interpersonnelles

X

Logistique générale

X

Organisation et fonctionnement des services logistiques du CHU de Bordeaux

X

Gestion des flux stocks – hors stock/produits

X

Logiciel dédié à la gestion des flux stocks/produits Gildas Hospilog

X

Logiciel dédié à la gestion économique et financière des flux stocks/produits Cpage I

X

Microsoft EXCEL 10 et suivants

X

Microsoft WORD 10 et suivants

X

Organisation et fonctionnement interne médical du CHU de Bordeaux

X

Éléments nécessaires pour postuler

Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.