Description du poste
Missions
1. Assurer le secrétariat de la Directrice des RU et de la qualité (agenda, organisation de réunions, mise en forme de courriers etc.)
2. Gérer l’accueil des usagers (téléphonique, en présentiel)
3. Gérer et suivre les demandes d’interprètes (référent)
4. Saisir et mettre en forme les compte rendu de médiations médicales et rédiger les courriers simples de remerciements
5. Gérer les permanences des mutuelles et des banques
6. Assurer les commandes du service (bons APRODI)
7. Aide aux tâches diverses
Savoirs théoriques :
8. Connaissance maîtrisée de l’organisation d’un secrétariat
Savoir-faire opérationnels :
9. Savoir réagir en fonction du degré d’urgence des dossiers
10. Confidentialité
11. Rigueur
12. Savoir prioriser
13. Disponibilité
Savoir-faire relationnels :
14. Aptitude à la communication
Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
15. Gestion du secrétariat (prise de rdv, préparation des dossiers, mise en forme, etc).
16. Accueil (contact direct avec les patients : renseignements sur les procédures, les droits, les formalités, etc.).
17. Gestion des demandes d’interprètes et suivi : Organisation et gestion des demandes en concertation avec les services de soins, formation à l’utilisation du formulaire ENNOV, suivi statistique, suivi des marchés en lien avec DSHA.
18. Rédaction des courriers de réponse aux remerciements et de transmission auprès des services
19. Aide à la rédaction des courriers de réclamations et recherche d’informations auprès du service concerné et rédactions des AR aux usagers :
20. Constitution du dossier dématérialisé et recherche d’identification du parcours du patient en identifiant les services concernés via le logiciel PASTEL
21. Remplissage de la base Excel afférente
22. Remplissage de la base de réclamation anonyme pour les membres de la CDU
23. Contribution à la préparation et à l’organisation de manifestations à destination des usagers ou associations (préparation logistique : Journée des associations)
Communication relations :
24. Les patients et leurs familles
25. Les services soignants et administratifs de l’hôpital
26. Les associations d’usagers intervenant à l’hôpital
Diplôme : Bac ou diplôme secrétariat
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