Secrétaire enfance jeunesse et famille (h/f)

Sous la responsabilité du Chef de service, le/la secrétaire assistant(e) est chargé(e) de :
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au bon fonctionnement administratif de la Maison sociale du Département Albertville – Ugine pour le service EJF/PMI
- Seconder le Chef de service, les psychologues et travailleurs sociaux dans l’organisation de leurs activités et du travail des équipes
- Garantir un accueil physique et téléphonique de premier niveau
- Assurer le traitement direct de dossiers selon les modalités définies avec la hiérarchie
- Participer à la continuité de service de la MSD en matière d’accueil du public et de permanences des secrétariats

Accueil :

Recevoir, assurer une première réponse et/ou orienter les appels téléphoniques

Accueillir physiquement le public, les professionnels et les partenaires

Contribuer au fonctionnement global du siège de la MSD afin d’assurer la continuité des services

Secrétariat :

Réaliser le traitement administratif de tous types de courriers ou dossiers (frappe, mise en forme…) Effectuer la réception, le tri, la distribution et l’affranchissement du courrier entrant ou sortant

Assurer le secrétariat du/des chef(s) de service EJF et référents EJF (interlocuteur privilégié, suivi des dossiers et agenda)

Assurer le traitement administratif des situations (contrat d’accueil assistantes familiales, mecs, scolarité, saisie Iodas…)

Suivre la documentation et effectuer le tri, le classement et l’archivage des dossiers EJF

Rédiger les comptes rendus de réunions

Contribution aux activités de la Maison sociale :

Organiser les agendas de l’équipe

Suivre la planification et garantir l’organisation logistique des réunions (salle, matériel…)

Organiser et coordonner la circulation et la transmission des informations au sein du service EJF, et assurer la liaison entre les membres de l’équipe

Participer au recueil et à l’exploitation des données nécessaires à l’observation des besoins locaux (statistiques…)

Préparer les dossiers examinés lors des commissions et instances, et en assurer le suivi (CRIP, bilans, synthèses…)

Suivre les dossiers spécifiques (gestion de la CTU)

Réaliser l’interface entre les interlocuteurs et le travailleur social dans le suivi administratif quotidien des dossiers

Rechercher les informations juridiques ou techniques servant au traitement de dossiers

Recueillir les informations actualisées et les diffuser auprès des travailleurs sociaux concernés

Conditions particulières d’activité :

Garantir un premier niveau d’accueil et le respect des procédures administratives

Travail en binôme avec une autre secrétaire assistante

Participer à la continuité de service

Vous maîtrisez les normes rédactionnelles et les outils bureautiques. Les techniques d’accueil et de secrétariat vous sont familières.

Disponible, adaptable, doté d’une aisance relationnelle, vous avez des capacités d’écoute et de travail en équipe.

Vous connaissez les procédures administratives internes et inter-institutionnelles

Le domaine médico-social et législation sociale ne vous sont pas inconnues.