Coordinateur logistique et accueil client h/f

Description de la mission

Sous la responsabilité de la Directrice Marketing, vous êtes en charge des aspects logistiques et dassistanat liés à lorganisation des formations de lExecutive Education. Attentif à la qualité de laccueil et au service apportés aux clients et participants, vous vous assurez de la planification et du bon déroulement logistique des programmes. Vous travaillez en équipe avec un autre coordinateur logistique, avec qui vous vous répartissez lactivité.

Sciences Po est lauréat du projet SPICE-X/Boost X du ministère de lEnseignement supérieur et de la Recherche à hauteur de 5,6 millions deuros, dans le cadre de lappel à projets ASDESR de France. Ce poste s'inscrit dans le cadre de ce projet de croissance.

Vos missions principales :

1. Planification des réservations (formations et réunions internes de lExecutive Education) sur loutil de gestion des salles ;
2. Planification de la restauration (petit- déjeuner, déjeuner au restaurant ou plateau repas, cocktails), dans le respect de laccord cadre et des prestataires référencés. Saisie des prestations dans loutil de gestion des salles, demande de devis et suivi des commandes, enregistrement des achats dans le logiciel de comptabilité ;
3. Gestion des stocks (goodies, brochures, boissons) et archivage dans les caves du bâtiment ;
4. Dépannage de premier niveau et assistance auprès des utilisateurs (professeurs et participants) du matériel pédagogique (ordinateur, zoom, matériel audiovisuel etc.), en lien avec le département informatique et le service audiovisuel ;
5. Soutien de la mise en place logistique des salles de formations en accompagnement du prestataire accueil ;
6. Aide à lorganisation et au bon déroulement des événements.

N.B : Ce poste nécessite des heures de travail variables en lien avec nos évènements.

N.B : les activités listées ci-dessus sont susceptibles dêtre modifiées / enrichies en fonction de lévolution du service et des problématiques qui lui sont rattachées.

Profil

7. Excellentes qualités relationnelles avec des interlocuteurs variés
8. Forte sensibilité et attachement à la notion de qualité de service client
9. Rigueur et sens du détail
10. Autonomie, grand sens de lorganisation, esprit dinitiative
11. Disponibilité et fiabilité
12. Goût du travail en équipe et polyvalence
13. Capacité à gérer limprévu et rapidité dintervention
14. Pratique courante des outils bureautiques et forte sensibilité au matériel informatique et audiovisuel
15. Anglais professionnel (B2)

Avantages :

16. Rémunération fixe sur 12 mois ;
17. 40 jours ouvrés de congés payés par an ;
18. Protection sociale familiale obligatoire (mutuelle, prévoyance) ;
19. Prise en charge de 55 % des frais de transport et/ou forfait mobilité durable (/an) ;
20. Titres Restaurant ;
21. Cours de sport gratuits et accès à la bibliothèque universitaire ;
22. Offre sociale et culturelle du CSE.

Sciences Po est une institution pleinement engagée en faveur de la diversité ; nos emplois sont ouverts aux personnes en situation de handicap