Assistant de copropriétés (h/f)

Pour mieux servir nos clients et renforcer nos équipes, nous recherchons, pour le Pôle Immobilier au sein de la Direction Locative, Immobilière et Sociale, un.e Assistant.e de copropriétés H/F en CDI.

Mission principale
Vous assurerez le suivi des affaires courantes des copropriétés gérées par le syndic professionnel de C'Chartres habitat.

Activités
Gestion administrative :
- Rédaction et envoi des convocations d'assemblées générales (AG), PV de réunions,
- Suivi des dossiers copropriétaires : gestion des demandes, informations courantes,
- Rédaction des courriers pour les copropriétaires et les partenaires extérieurs,
- Rédaction de notes de rappel à destination des résidents de nos copropriétés,
- Seconder la référente lors de la préparation des assemblées générales et pour la tenue des assemblées générales en cas de nécessité,
- Tenue des conseils syndicaux,
- Archivage des documents légaux,

Relation avec les copropriétaires et prestataires :
- Accueil téléphonique et réponse aux demandes techniques et administratives.
- Organisation et réalisation des visites de terrain avec la référente et le gestionnaire technique si nécessaire
- Coordination des actions avec le gestionnaire technique syndic pour le suivi des dossiers travaux
Appui comptable :
- Préparation des budgets prévisionnels, suivi des comptes de copropriété en collaboration avec la comptable et le gestionnaire technique
- Vérification des devis et factures en collaboration avec la comptable et le gestionnaire technique
- Suppléance de la comptable en cas d'absence sur des tâches simples de comptabilité (encaissement, relances copropriétaires, consultations des comptes...)
Respect des obligations légales :
- Mise à jour du registre des procès-verbaux
- Suivi des dossiers de diagnostics des copropriétés (DPE, PPPT, contrôles quinquénnaux ascenseurs, audits énergétiques...) en collaboration avec le gestionnaire technique et la référente.

Profil
- Bac + 2 (BTS profession immobilière) ou expérience professionnelle significative avec un intérêt pour la comptabilité
- Législation relative à la gestion des copropriétés
- Notions de comptabilité privée
- Capacité d'adaptation
- Rigueur et sens de l'organisation
- Bonne maîtrise de l'outil informatique
- Polyvalence
- Autonomie

Rémunération
Rémunération 2046.47€ bruts mensuels (sur 13 mois), négociation possible selon expérience
Primes variables (520€ par an maximum en deux fois)
Intéressement

Nos avantages
Possibilité de choisir une grille horaire 39h ou 40h avec acquisition de RTT (entre 23 et 28 RTT)
Congés exceptionnels pour événements familiaux
Acquisition des congés au prorata dès la fin de la période d'essai
Souplesse horaire
Prise en charge intégrale de la prévoyance
Prise en charge à hauteur de 50% minimum de la mutuelle
Tarif préférentiel pour certaines activités grâce au CSE (participation déjeuner, chèques vacances, cartes cadeaux.)
CET utilisable sans condition d'ancienneté
30 jours de télétravail possible / an
Parcours d'intégration et de formation
Possibilité de louer rapidement un logement auprès de notre organisme si besoin.

En cas de besoin ou de nécessité de service, il pourra vous être demandé de réaliser une permanence soit au guichet d'accueil du pôle administratif, soit dans les locaux de l'agence immobilière de C'Chartres habitat, certains samedis matin et dans un maximum d'1 samedi matin par mois, selon un planning défini et qui sera communiqué 1 mois à l'avance.