Secretaire assistant (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Rédacteur
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Le Département de la Seine-Saint-Denis
Qui sommes-nous ?
Avec 8 000 agent·e·s départementaux et près de 200 métiers, le Département de la Seine-Saint-Denis est le premier employeur public du territoire. Nos missions couvrent des domaines variés tels que le social, la petite enfance, l'éducation, l'aménagement ou la culture et proposent ainsi de nombreuses opportunités de mobilité.
Employeur responsable, nous oeuvrons à ce que notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire. Ainsi, nous sommes fiers d'être la première Collectivité à avoir été doublement labellisée : Diversité et Égalité Femme / Homme. Missions / conditions d'exercice Dotée d'un budget de (28 en fonctionnement, en investissement) pour 2024, la Direction des Bâtiments et de la Logistique (DBL) compte 300 agents et est composée de 6 services dont le Service Ingénierie et Maîtrise d'Ouvrage. Ce service réalise des études pour la définition des besoins à partir d'une analyse de l'activité, ou pour vérifier l'opportunité et la faisabilité d'une intervention sur le patrimoine bâti. Il pilote également les opérations de travaux pour des constructions neuves ou des rénovations lourdes. Il est structuré en 2 bureaux et une cellule d'études :
Véritable support du service, vous contribuerez à optimiser la gestion quotidienne des activités tout en participant à l'atteinte des objectifs du service.
Vous organiserez et coordonnerez les informations internes et externes tout en apportant votre concours aux agents du service sur divers sujets.

1) Secrétariat administratif du SIMO :
- Gestion des courriers : Réceptionner, réorienter les courriers. Procéder aux envois et scan des courriers, à la transmission des courriers/mails au bon interlocuteur. Rédiger des notes, des courriers ou des rapports Gestion de réunions : Superviser l'organisation et le suivi des réunions et évènements du service : programmation, organisation matérielle (ordres du jour, dossiers, réservation de salles, ...) et rédiger les relevés de décisions ou comptes rendus ;
- Classement et archivage : Assurer le rangement et la conservation de tous documents papier ou dématérialisés, en s'appuyant sur les plans de classement du service.
- Contribuer à l'amélioration des procédures de classement ;
- Gestion des outils informatiques : contribuer à la saisie de données dans les applications informatiques propres au service, suivre et gérer la bonne transmission des informations, participer à la formalisation de procédures opérationnelles internes, constituer une bibliothèque de modèles opérationnels récurrents en lien avec l'ensemble de l'équipe.

2) Secrétariat administratif de la DBL :
- Veille et suivi des dossiers : Assurer la veille et le suivi des dossiers partagés avec la Direction ou le SAG de la DBL ou les autres partenaires internes, sur les thématiques suivantes : budget, marchés, RH, outils informatiques,
- Contribuer à la coordination du service avec les autres directions de la collectivité

Intégrer le Département, c'est :
- être acteur·rice de son parcours professionnel et bénéficier de perspectives d'évolution
- des conditions de travail adaptées à votre rythme personnel (choix du cycle de travail, télétravail, régime de RTT souple)
- bénéficier d'un large panel d'avantages (accès à une flotte de vélos électriques, accès à des activités sportives et billetterie à tarifs avantageux.)
- travailler pour une Collectivité innovante (écoles des transitions professionnelles, accès au Kiosque, laboratoire innovation, prise en compte de la santé menstruelle des agentes .)
Le Département est ouvert à la diversité et facilite l'accueil et l'intégration des personnes en situation de handicap
Pour en savoir plus retrouvez-nous sur notre page employeur: Profils recherchés Titulaire d'un diplôme dans le domaine administratif, vous disposez d'une première expérience sur une fonction similaire. Vous avez une bonne maîtrise du pack office.
Vous êtes en capacité de vous adapter à des contextes de travail et à des interlocuteurs variés. On vous reconnait pour votre rigueur, votre organisation et votre sens du travail en équipe ? De plus, vous êtes doté.e d'un bon sens relationnel et avez une bonne aisance rédactionnelle.