Office manager - services intérieurs et service hse (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Dans le cadre de la mutualisation des services mis à la disposition des laboratoires, les « Services intérieurs » regroupent 7 agents de laverie qui permettent le bon fonctionnement des laboratoires, avec la prise en charge de la laverie, des déchets, de l'azote, du magasin. Ces missions sont essentielles pour les laboratoires de recherche et leur permettent de se consacrer à leurs travaux de recherche tout en ayant un service de qualité mis à leur disposition. L'Office Manager H/F aura pour missions principales de prendre en charge la gestion administrative et budgétaire du service, d'assurer le lien avec les prestataires et le suivi des équipements scientifiques, ainsi que la gestion quotidienne de l'équipe en lien avec la Responsable du service. Il/elle sera amené(e) à réaliser une partie de ses missions pour le Service HSE.e.
Créé à l'initiative des chercheurs et médecins de l'Hôpital Necker - Enfants malades, l'Institut hospitalo-universitaire (IHU)des maladies génétiques Imagine développe des programmes scientifiques fondés sur une continuité entre recherche fondamentale, recherche clinique et soins innovants sur les maladies génétiques et les prédispositions génétiques aux maladies fréquentes, de l'enfance à l'âge adulte.
MISSION ET FONCTIONS - Gérer les commandes en lien direct avec les fournisseurs
- Assurer le suivi des budgets
- Organiser les plannings de travail des membres de l'équipe
- Participer au service livraisons en soutien à l'équipe
- Répondre aux demandes des laboratoires, traiter et diffuser les informations auprès des utilisateurs
- Préparer les maintenances et les vérifications réglementaires des équipements, assurer leur suivi : recensement des besoins auprès des équipes, contact fournisseurs, commandes, accueil des prestataires, suivi des interventions
- Mettre à jour et suivre l'inventaire des équipements de l'Institut
- Participer à la rédaction et la mise en forme de procédures ou modes opératoires
- Participer au suivi annuel des plans de prévention
- Organiser les réunions et rédiger les comptes-rendus
- Participer à la gestion des déchets dangereux en lien avec les prestataires
- Suivre l'élimination des déchets électriques et électroniques des laboratoires et notamment réaliser les démarches pour leur élimination en lien avec le prestataire (planification des interventions, suivi des demandes d'élimination en interne, accueil du prestataire)
- Participer à l'organisation des formations (SST, sécurité incendie)
- Support pour la gestion du marché de nettoyage

PROFIL RECHERCHÉ :

QUALITES ET COMPETENCES
Compétences opérationnelles :
- Capacité d'organisation ;
- Rigueur ;
- Capacité à travailler en équipe ;
- Expérience en gestion budgétaire et administrative ;
- Maîtrise des logiciels du Pack Office (Excel, Word, Power Point) ;
- Connaissance du fonctionnement des laboratoires de recherche ;
- Savoir communiquer en anglais (lire, écrire, parler).
Compétences comportementales :
- Sens du service ;
- Réactivité, efficacité ;
- Capacité d'adaptation ;
- Discrétion.
Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant) :
Niveau III - Bac+2 DUT BTS ou diplôme équivalent
CONTRAT Type de contrat
CDD 12 mois - possibilité d'ouvrir le poste au concours
Télétravail possible
Salaire et avantages
Salaire : le début de la grille s'élève à 1850€ bruts et augmente selon expérience professionnelle
Avantages complémentaires :
- Une indemnité de résidence ;
- Une indemnité télétravail payée trimestriellement (d'un montant maximum de 254€ par an) ;
- Congés : 50 jours de congés par an ;
- Prise en charge des frais de transport à hauteur de 70% ;
- Participation mutuelle à hauteur de 15 € par mois ;
- Possibilité de demander un supplément familial (selon le nombre d'enfant à charge) :
- Pour 1 enfant à charge : 2,29 € par mois ;
- Pour 2 enfants ou plus à charge : 70 € par mois.
Cadre de l'offre d'emploi
Catégorie B, BAP J, TECHNICIEN DE RECH ET FORMATION - Corps ITRF
Emploi-type REFERENS III
Technicien-ne en gestion administrative
Date souhaitée de prise de fonction
Dès que possible
Localisation du poste (ou site)
Institut Imagine - Campus Hôpital Necker-Enfants malades
MODALITE DU RECRUTEMENT Merci de bien vouloir adresser votre candidature à l'attention de Madame Cécile Bureau, Responsable des services intérieurs
Pour retrouver toutes les offres d'emploi, rendez-vous sur https://u-paris.fr/recrutement/.

Experience: Débutant accepté

Qualification: Technicien

Ancrée au cœur de la capitale, Université Paris Cité figure parmi les établissements français et internationaux les plus prestigieux grâce à sa recherche de très haut niveau, ses formations supérieures d'excellence, son soutien à l'innovation et sa participation active à la construction de l'espace européen de la recherche et de la formation.