Gestionnaire administratif.ve d'un laboratoire de recherche 80% (h/f)

Prévoir disponibilité pour un entretien le jeudi 9 janvier après-midi.

POSITIONNEMENT
Le.a gestionnaire administratif.ve travaillera au sein du pôle recherche de la Faculté Arts, Lettres Langues (ALL). Sous la responsabilité du.de la coordinateur.rice, le.a gestionnaire assurera son service auprès des différents centres de recherche, dont une partie substantielle comme référent ECLLA (60%), IHRM (20%) et les 20% restant en fonction de l'activité du pôle. Son bureau sera situé au bâtiment M du site Tréfilerie.
Le pôle compte également une coordinatrice, deux gestionnaires administratives, une gestionnaire financière. Il est placé sous la direction du responsable administratif de la faculté ALL. Il regroupe les laboratoires de recherche ECLLA, IHRIM et HISOMA, les laboratoires junior GRAPHÉ et ANCOLI, la structure de recherche ALLHIS. Il accueille 76 chercheurs titulaires, 4,5 chercheurs contractuels et 71 doctorants.

MISSIONS

1.Volet administratif
Secrétariat du laboratoire :
-Vie du laboratoire : présence aux AG, bureaux, réunions diverses
-Participation à la préparation des réunions, gestion des documents à consulter, de l'émargement, etc
-Participation à la rédaction des comptes rendus
Appuis à la recherche :
-Gestion des déplacements des membres du laboratoire (enseignants-chercheurs, doctorants et associés)
-Accueil des chercheurs invités
-Gestion des achats récurrents (abonnement revues, ouvrages, matériel informatique, licences, papeterie)
-Liaison et coordination avec les autres services universitaires, tels que documentation, logistique, communication, patrimoine, Dnum, science ouverte, etc
-Suivis des indicateurs d'activité, tableaux de bord
-Archivage bisannuel des documents notamment ceux relatifs à toutes les manifestations et aux publications
Organisation des soutenances de thèses et d'HDR :
-Prise en charge du jury (transport, hébergement, restauration)
-Réservation salle
-Communication
-Accompagnement éventuel des doctorants
Logistique des événements scientifiques :
-Diffusion des appels à communication et à contribution portés par le laboratoire au sein du laboratoire et éventuellement sur les plateformes dédiées
-Élaboration et suivi du budget prévisionnel avec le porteur
-Suivi du programme des manifestations
-Gestion des inscriptions
-Préparation des demandes d'achats (hébergement, transport, restauration)
-Accueil des intervenants et des professeurs invités
-Présence éventuelle pendant la durée de l'événement
Gestion du stock et du matériel :
-Achat, stockage et distribution des goodies, suivi du matériel informatique, des licences informatiques, etc
-Suivi du prêt de matériel

2. Volet financier
-Demandes d'achats et de devis
-Réservation transports, hébergement, restauration

3. Volet communication
-Mise à jour du site web du laboratoire, en particulier agenda des événements, mise à jour des listes et CV des membres

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES ATTENDUES
-Connaissances de l'université et du contexte et des enjeux de la recherche en France
-Techniques d'élaboration de documents (traitement de texte, tableurs, présentations, etc.)
-Outils de communication numérique
-Connaissance de la langue anglaise (niveau A2 minimum)
-Une connaissance des règles des marchés publics sera un atout
-Accueillir et accompagner les chercheurs, doctorants et publics
-Communiquer efficacement et faire preuve de pédagogie
-Savoir rendre compte, solliciter ; savoir signaler un problème
-Faire preuve d'initiative, suggérer des améliorations
-Travailler en équipe
-Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité : Word, Excel, suite adobe, Ametys, etc
-Savoir organiser son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
-Mettre en œuvre une démarche qualité
-Sens de l'organisation
-Autonomie
-Réactivité
-Sens relationnel
-Sens de la confidentialité
-Rigueur et fiabilité

Experience: 2 An(s)

Compétences: Assurer la gestion administrative d'une activité,Utiliser les outils numériques,Connaissances de l’université ,Connaissance des règles des marchés publics,Gestion de scolarité

Langues: Anglais souhaité

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.