Assistante a la sous-direction en charge de l'exploitation routière h/f

Collectivité de proximité par excellence, le Département est un acteur local incontournable, garant de la solidarité des personnes et des territoires sur l'ensemble de la Moselle. Entre les missions qui lui sont dévolues par la loi, les politiques volontaires mises en place pour favoriser le bien-être des Mosellans et l'attractivité du territoire, le Département influe sur le quotidien de centaines de milliers de personnes, hommes, femmes, enfants, nourrissons, seniors ou personnes handicapées, collégiens, acteurs associatifs, sportifs,.... Les services départementaux assurent la mise oeuvre des politiques publiques départementales ; près de 3200 agents mettent en oeuvre au quotidien ces politiques départementales pour apporter le meilleur service public à la population, sur l'ensemble du territoire mosellan.

Rattaché au Sous - Directeur en charge de l'Exploitation Routière, l'agent assure son secrétariat.

Secrétariat de la Sous-Direction de l'Exploitation Routière (SDER) :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique (renseigner, conseiller, orienter les usagers ou élus)
- Préparer les Suivis d'Affaires Direction des Routes et de la Maintenance (DRM)/ SDER
- Prendre les rendez-vous du Sous - Directeur
- Mettre à jour de l'agenda électronique du Sous - Directeur
- Organiser les réunions du Sous - Directeur
- Préparer les dossiers en vue des réunions du Sous - Directeur
- Être le référent secrétariat auprès des secrétaires et agents de la SDER
- Établir les ordres de mission et frais de déplacement du Sous - Directeur et de certains agents de la SDER
- Suivre et classer différents dossiers
- Rédiger des courriers simples et bordereaux d'envoi
- Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus du Sous - Directeur
- Saisir les rapports à l'Assemblée et à la Commission Permanente dans le logiciel "KDelib

Traitement des courriers de la SDER :
- Réceptionner et enregistrer le courrier " arrivée
- Dispatcher les courriers dans les différents services de la SDER
- Classer les copies des courriers " arrivée " et " départ
- Suivre les courriers en attente de réponse avec rappel éventuel dans les différents services de la SDER
- Gestionnaire Airs Courrier pour la SDER

Assistance aux personnels de la SDER :
- Contribuer à la gestion des congés du personnel de la Sous-Direction (éditer et diffuser le planning)
- Vérifier et mettre à la signature les frais de déplacements, ordres de mission, demandes de formation du personnel
- Suivre et classer les dossiers du personnel de la SDER
- Aider à la préparation des entretiens professionnels

Suivi des moyens généraux de la SDER :
- Suivre la maintenance auprès des services concernés
- Préparer les notes de commande de matériels et documentation
- Assurer le suivi des véhicules de service

Activités administratives en collaboration avec le secrétariat de la DRM :
- Préparer des Suivis d'Affaires
- Se mettre en relation avec le Secrétariat de la Direction Générale Adjoint en charge du Patrimoine et de l'Aménagement des Territoires (DGA DPAT)
- Suivre des demandes de fiches à destination de M. le Président du Département de la Moselle (PDM)
- Suivre l'agenda du PDM et les demandes afférentes
- Gérer Airs Courrier DRM
- Préparer les dossiers travaux et investissements à transmettre au service Communication

Poste à temps complet basé à METZ - quai Paul Wiltzer,

Temps de travail : 39h par semaine (7h50 par jour).

- Etre titulaire d'un diplôme en secrétariat ou d'une expérience significative dans le domaine
- Avoir le sens du Service Public
- Maîtriser Outlook, Word, Excel
- Avoir des qualités relationnelles et de discrétion
- Etre organisée, méthodique, réactive