Assistant de direction (H / F)
Référence : Référence externe :
Rejoignez les équipes de la Région Sud Provence-Alpes-Côte d’Azur, territoire unique entre mer et montagne, ouvert sur le monde et le patrimoine millénaire de la Méditerranée.
Au sein d’une administration dynamique, vous participerez à une action publique entreprenante, au plus proche de ses usagers et soucieuse de préserver son territoire et sa culture.
Informations générales
Type d'offre : Offre d'emploi
Mode de recrutement : Stagiaire / Titulaire / Lauréat : Emploi permanent
Catégorie : C Filière : FILIERE ADMINISTRATIVE
Service de rattachement : SERVICE ADMINISTRATIF ET FINANCIER DE LA DIRECTION GENERALE ADJOINTE COMMUNICATION ET PROTOCOLE
Objectif du poste
Missions :
1. Assurer le secrétariat du chef de service, du chef adjoint et des unités du service.
2. Assurer des activités générales relatives au fonctionnement du service.
Activités :
1. Réceptionner et gérer les appels téléphoniques et les plannings.
2. Gérer un tableau Excel des présences et congés du service.
3. Gérer le courrier du service dans un chrono courrier sur Excel.
4. Archiver sur le réseau des éléments d'informations communs pour le service.
5. Participer à des réunions et effectuer des relevés de décision.
6. Gérer les stocks de fournitures.
7. Réception et enregistrement des plis relatifs aux marchés publics.
8. Préparer les trames de différents rapports d’analyse ou de présentation.
9. Enregistrer et orienter les factures en vue de leur traitement.
10. Classer et archiver les dossiers comptables et les marchés.
L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service.
Profil recherché
Savoirs théoriques complémentaires :
Savoir-faire :
1. Recevoir, filtrer et orienter les appels.
2. Dialoguer, communiquer.
3. Maîtriser le Pack office.
4. Respecter les délais procéduraux.
Savoir-être :
1. Aptitudes relationnelles, sens et goût de l'accueil.
2. Esprit d’équipe.
3. Politesse, courtoisie.
4. Respect du secret professionnel.
Formations et diplômes :
Formation de secrétariat obligatoire.
Caractéristiques, modalités et contraintes de travail :
Contraintes de plage horaires : 7h30-9h30-12h00-14h00-16h minimum sauf nécessité de service.
Temps Plein sur 5 jours
Télétravail possible au maximum 2 jours selon organisation et nécessité de service.
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