Contexte :
Notre client souhaite mettre en place une solution de dématérialisation de tous ses flux de facturation pour :
optimiser le traitement des factures reçues avec une rationalisation de la typologie des factures et des flux,
réduire la charge administrative liée à la saisie manuelle de ces factures et au travail de contrôle et réconciliation avec les bons de commande,
prévenir les risques d’erreurs.
Cela implique :
la mise en œuvre d’une solution de dématérialisation et de gestion des workflow / réconciliation (Purchase to Pay),
la connexion à un opérateur de PDP (plateforme de dématérialisation partenaire).
Outre la réponse aux enjeux réglementaires, ce projet s’inscrit par ailleurs dans un contexte de rachat au 01/01 de 11 nouveaux établissements, précédemment équipés par le groupe auquel ils appartenaient d’une solution de dématérialisation, non reprise.
Si la cible est de pouvoir dématérialiser tout le processus de la commande à la facture (périmètre du cahier des charges à produire), les premiers lots de déploiement de la solution devront se concentrer sur la dématérialisation des factures d’achat pour l’ensemble du périmètre de notre client et de ses filiales à commencer par l’ensemble des factures faisant l’objet d’une saisie manuelle directement dans notre outil de comptabilité Sage 1000 (migration en cours de la V9 à la V11). Devront ensuite être gérées les factures d’achat émanant d’un outil tiers et le processus complet de la commande à la facture.
La dématérialisation des factures de vente sera à adresser différemment, étant donné les volumétries associées, dans le cadre d’un sous-projet.
Toutes les directions de notre client sont à impliquer dans le projet, qui est porté par la Direction des Finances, assistée par l’équipe AMOA de la Direction des Systèmes d’Information, ces deux directions étant rattachée au DGA.
Notre client souhaite la mise en place d’une solution pérenne connectée avec une PDP « immatriculée » pour le raccordement PPF (portail public de facturation), adaptée à sa taille et en capacité de répondre à ses différents besoins.
Voici une vision macro de nos typologies de flux de facturation (en bleu ceux dont la dématérialisation est à prioriser) :
*Concernant les volumes, il s’agit de volumes arrondis / an avec 2023 pour année de référence 2023.
Descriptif de la mission :
Notre client recherche un profil en capacité de la conseiller et l’accompagner dans :
l’audit et la formalisation de ses processus actuels hétérogènes (de la commande à la facturation)
la préconisation des évolutions à réaliser pour les rendre compatibles avec une dématérialisation de toute la chaine
l’i dentification des solutions du marché les plus adaptées pour répondre à ses besoins
son processus de consultation (production du cahier des charge, gestion de la consultation avec RFI/RFP et soutenances).
la structuration de son projet dans le temps, à travers son articulation en lots pour les inscrire dans une stratégie de déploiement cohérente et réaliste avec un planning projet de déploiement à partir de septembre 2025 pour tenir les échéances légales.
Des expériences significatives sur des projets similaires d’analyse des processus, de gestion de consultation et de pilotage de projets de dématérialisation de la facturation sont indispensables.
Il est essentiel pour notre client que le profil ait une bonne connaissance des solutions du marché et une totale indépendance vis-à-vis d’elles afin de pouvoir conseiller au mieux notre client au regard de ses besoins.
La connaissance des spécificités liées à la facturation au sein d’un établissement de santé serait un plus, sans toutefois être indispensable.
La mission est à réaliser au siège de de notre client à Levallois-Perret. Des déplacements sur ses sites en IDF sur lesquels des équipes métiers interviennent dans les processus de facturation (Villeneuve-la-Garenne notamment et possiblement Rungis, La Plaine St-Denis, Cergy) sont possibles. S’ils étaient nécessaires, les échanges avec les établissements en région seront réalisés en distanciel.
Calendrier projet souhaité :
* Démarrage du projet ASAP avec l’audit (objectif février)
* Fin de l’appel d’offre avec contractualisation au plus tard fin juin
* Premier déploiement en septembre sur le périmètre à prioriser (factures saisies manuellement dans Sage)
* Durée initiale estimée de la mission : 5 mois (charge à définir)
Qui sommes-nous ?
Fondation reconnue d'utilité publique, Notre client est le premier acteur européen de l'hospitalisation à domicile (HAD).
Elle gère également des services de soins infirmiers à domicile (SSIAD), de la prestation de santé à domicile (PSAD) ainsi qu’un organisme de Formation, des activités de Conseil et un Institut de Recherche et d’Innovation. Nos équipes pluridisciplinaires (1500 salariés) interviennent chaque jour auprès de plus de 2000 patients dans les 8 départements d’Île-de-France et en régions (Neufchâteau, Carcassonne, Vierzon, Épinal, Castres, Saint-Étienne, Chambéry, Sanary sur mer). Nos prises en charge sont réalisées à la demande de nos prescripteurs, médecins hospitaliers et médecins traitants, et en relation avec de nombreux partenaires territoriaux. En HAD, elles concernent notamment les cancers et les chimiothérapies, les soins palliatifs, les maladies neurologiques, les maladies cardio-respiratoires, les plaies chroniques ou post-chirurgicales, les grossesses pathologiques et les nouveau-nés à risque.
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