Un secrétaire (h/f)

Le titulaire du poste aura pour missions d’apporter son appui au bon fonctionnement de la Direction Opérationnelle de la Coopération Régionale.

• Organiser les activités professionnelles (accueil physique et téléphonique, gestion courriers, préparation des réunions, gestion des fournitures, suivi des rapports en commissions) ;

• Apporter un appui à la gestion et à l’organisation des événements internationaux (logistique : réservations locaux, traduction, restauration, hébergement, transports… constitution listing, envoi et suivi des invitations ) ;

• Assurer l’organisation des missions (à La Réunion et à l’étranger) ;

• Réaliser et mettre en forme les travaux de bureautique (rédaction, mise en forme, saisie et rattachement sous Geco, WebDélib) ;

• Rechercher et exploiter des sources documentaires régionales, nationales et communautaires ;

• Organiser le classement et l’archivage des dossiers et élaborer les outils de suivi internes et externes (tableau de bord, gestion informatique) ;

• Apporter une assistance opérationnelle transversale dans l’instruction et le suivi des dossiers (vérification des demandes, engagement, conventionnement, vérification des pièces de liquidation des subventions) ;

• Apporter une assistance opérationnelle transversale au niveau budgétaire (mise en concurrence, création de bon de commande et mandatement sous Astre) ;

• Expérience dans le domaine du secrétariat/bureautique.

• Connaissance du fonctionnement de la Région et de ses partenaires régionaux et étrangers ( Commission Océan Indien, états tiers, Commission Européenne, délégations de l’Union Européenne et missions diplomatiques dans la zone) ;

• Aptitude à l’accueil du public et de ses partenaires étrangers ;

• Maîtrise de l’outil informatique et des fonctionnalités des outils ;

• Notions en matière de budget et de fonds européens (contrepartie nationale) appréciées ;

• Polyvalence et sens de l’initiative ;

• Sens de l’organisation et rigueur ;

• Disponibilité ;

• Qualité relationnelle et esprit d’équipe ;

• Devoir de réserve, de confidentialité et de discrétion professionnelle.