Assistant/assistante de gestion/direction (h/f)

MISSION DE BASE
Gère directement la plupart des dossiers administratifs, comptables ou commerciaux, ou en supervise la gestion le cas échéant.

COMITES ou GROUPES DE TRAVAIL
Participe aux points réguliers sur la gestion des sinistres et les créances âgées organisés par la direction générale.

LIAISONS FONCTIONNELLES (NON HIERARCHIQUES)
Est en relation fréquente avec les assistantes d'agence, les assistantes polyvalentes, les responsables d'affaires TCE et le prestataire informatique, plus occasionnelle avec la responsable qualité et le responsable de la gestion des sinistres.

PRINCIPALES RESPONSABILITES
- Tient à jour les dossiers permettant le renouvellement des agréments ministériels ou préfectoraux ; réalise personnellement la production et l'envoi des rapports d'activité annuels ;
- Assure la gestion documentaire technique (REEF, BATIPEDIA, autres abonnements), la gestion des modèles et l'archivage des dossiers ;
- Prépare et transmet au courtier les informations relatives aux déclarations d'activité, en ce compris les déclarations relatives aux grands chantiers ; assure la relation avec le courtier concernant les attestations ainsi que les déclarations de sinistres et leur suivi ;
- Supervise la mise à jour des attestations légales ou réglementaires par le responsable des appels d'offres ;
- Assure la gestion et l'administration des ventes à l'aide du logiciel Bataxe et des informations transmises mensuellement par les responsables d'affaires et les spécialistes, les « développés prévisionnels » ;
- Supervise ou réalise directement la facturation et la relance ; produit un tableau de bord à destination de la direction générale ;
- Assure la relation avec les fournisseurs de services téléphoniques et le prestataire informatique (réseau, bureautique).

CRITERES DE PERFORMANCE
- Régularité et fiabilité de la facturation
- Qualité des dossiers de renouvellement des agréments ministériels ou préfectoraux
- Amélioration des délais de paiement des clients
- Fiabilité du suivi des sinistres
- Esprit d'équipe