[cdd] poste d’assistant(e) commercial(e) & coordinateur(rice) d’évènements

[CDD] Poste d’assistant(e) commercial(e) & coordinateur(rice) d’évènements

Le Palais des Congrès Antipolis situé au cœur de la station de Juan-les-Pins accueille de nombreux événements professionnels (congrès, conventions, colloques, salons, etc…) de 100 à 600 participants à audience internationale, nationale et régionale. Il contribue au développement de l’économie touristique d’Antibes Juan-les-Pins et s’inscrit également dans la démarche de développement durable des activités de l’Office du Tourisme et des Congrès, gestionnaire de l’équipement et certifié ISO 20121. Dans le cadre de son développement et pour compléter son équipe commerciale, il recrute en contrat à durée déterminée pour 6 mois un(e) assistant(e) commercial(e) chargé(e) d’assister les responsables de la relation clientèle et du développement commercial dans le suivi opérationnel, la gestion des dossiers clients et les opérations de promotion et communication (évolutif en CDI à l’issue).

Description du poste :
Sous l’autorité du directeur d’exploitation et en collaboration avec notre responsable clientèle et notre responsable de développement, vous assurerez la coordination logistique des événements accueillis, participerez à la gestion commerciale des dossiers clients et à la mise en œuvre des actions de promotion et communication.

Vos missions seront les suivantes :

1. Assurer le suivi opérationnel des événements accueillis au Palais des Congrès :
1. Apporter une assistance logistique au client sur le terrain,
2. Coordonner les interventions internes (équipe technique) et externes (prestataires),
3. Préparer la signalétique vidéo, suivre les livraisons de matériels et colis, vérifier les installations,
4. Assurer des permanences au cours de l’exploitation commerciale ainsi que les phases de montage/démontage (ouverture/fermeture bâtiment),
5. Suivre les installations d’exposants et les prestations commandées sur stand (commandes et facturation en amont),
6. Renseigner le tableau de reporting sur le déroulé des événements.
2. Assister le service commercial :
1. Collaborer au traitement des demandes commerciales entrantes (planning, devis, relance, contrat, facture, relance paiement),
2. Participer aux visites de repérage et briefing clients,
3. Réaliser des tâches administratives ou commerciales dans la gestion des dossiers clients,
4. Coordonner les manifestations produites en interne (éditer les fiches techniques et assurer le suivi opérationnel),
5. Participer aux réunions internes briefing/debriefing,
6. Administrer les questionnaires qualité,
7. Éditer des tableaux statistiques de l’activité événementielle,
8. Participer à la mise en place et au suivi des actions RSE du palais des congrès et renseigner les indicateurs du système de management responsable.
3. Participer aux actions de développement commercial sur les opérations de promotion et communication suivantes :
1. Identification et qualification de prospects organisateurs d’événements (création et mise à jour de fichier) et mise à jour de la base de données (phoning),
2. Organisation logistique des opérations de promotion (éductours, événements de promotion clients),
3. Création de campagnes d’emailing (newsletters, promotion de la destination…),
4. Animation des réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook..) et du site Internet (actualités du palais des congrès),
5. Réalisation des supports de communication (print, vidéo).

Profil :
Autonome, dynamique et réactif(ve), vous disposez d’excellentes aptitudes relationnelles, d’une très bonne présentation et faites preuve de rigueur dans votre travail. D’une formation commerciale Bac+2, vous justifiez d’une expérience dans le secteur de l’événementiel ou de l’hôtellerie. Vous faites preuve d’un esprit d’équipe et d’une grande disponibilité adaptée au secteur d’activité de l’évènementiel (travail en horaires décalés, dimanches et jours fériés). Vous êtes rigoureux(se) et respectueux(se) des procédures qualité. Vous maîtrisez les outils de gestion bureautique et au minimum l’anglais courant.

Rémunération : 2000 € brut/mois
Adresser Lettre de motivation + CV à Jean-Pierre Derail, directeur d’exploitation du Palais des Congrès, par courrier ou par mail jpderail@antipolis-events.com

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