Assistant de gestion f/h

Votre rôle en tant qu'Assistant de Gestion F/H sera principalement, le traitement des paiements, le contrôle et l'enregistrement des notes de frais, la génération des factures de ventes et d'envoi auprès des clients, le traitement des factures d'achats.

Informations sur l'entreprise

A propos de notre client

Notre client, entreprise spécialisée dans secteur pétrolier, basé à Rueil Malmaison, recherche un Assistant de Gestion F/H pour un poste en CDD de 12 mois.

Missions

L'Assistant de Gestion Opérationnel (AGO) est le point d'entrée opérationnel auprès des Chefs de Projet pour les accompagner tout au long de la vie d'un projet dans la bonne utilisation des outils de gestion.

* Vous êtes rattaché à la Direction des Opérations (DTO). A ce titre, vous apportez son soutien dans l'organisation des processus de pilotage des projets et participe à la clôture mensuelle.
* Vous assurez le suivi de la saisie des temps dans l'outil de gestion (SX)
* Vous êtes aussi en charge d'un appui au service financier pour le suivi des facturations, des relances paiement des clients et des interventions ponctuelles.

Activités :

* Soutien opérationnel auprès des chefs de projet
* Aide les chefs de projet à s'approprier les processus de pilotage et veille à leur bonne utilisation
* Vérifie que les chefs de projet ont bien planifié leur projet dans l'outil de gestion et l'ont bien replanifié mensuellement avec mise à jour du budget dans les délais impartis ; le cas échéant Assiste les chefs de projet si besoin dans l'utilisation de l'outil de gestion.
* Suit la facturation en liaison avec le service Finance/Gestion, vérifie les échéanciers et veille à ce que les factures soient bien lancées dans les délais impartis, en cohérence avec le contrat.
* Assure la traçabilité des impayés et les relances clients de premier niveau y compris après la finalisation technique des projets en lien avec également avec le service Finance

Assiste la DTO dans l'organisation du processus de pilotage des projets et dans le suivi de l'avancement des principaux jalons

* Contrôle de la finalisation des documents commerciaux nécessaires à l'initiation des opérations : recueil des contrats signés et des commandes associées ; fiche d'analyse des risques ;
* Support dans l'organisation des réunions de suivi qualité (initialisation, optimisation, peer review, comproj)
* Contrôle dans la bonne finalisation des projets (mise en relecture des executive summary, fiches de clôture et archivage)
* Assure un support à la clôture mensuelle dans l'outil de gestion, notamment à la clôture des temps
* Suivi des temps des free lance
* Relance des retards de saisie
* Le cas échéant support des filiales sur le sujet

Profil du candidat

* BTS Assistant de Gestion
* Bonne connaissance de l'utilisation des outils bureautiques courants en particulier Excel
* Connaissance de la gestion des devises
* Niveau d'anglais intermédiaire /moyen, permettant de lire et répondre à des mails en anglais et d'être à l'aise à l'oral pour des conversations simples
* Généralement, agilité avec les outils informatiques, notamment de comptabilité

Sont un plus pour le candidat :

* Expérience dans une PME de services à l'international
* Notions d'espagnol
* Connaissance des outils de la ligne SAGE 1000 et SX (Everwin)

Aptitudes associées :

* Adaptabilité
* Rigueur
* Sens de l'écoute
* Capacité d'initiative, notamment aller chercher les informations complémentaires
* Sens du travail en équipe et de la collaboration
* Bonne expression écrite et orale
* Vous faites preuve de qualité perso et autre qualité.

Conditions et Avantages

Salaire : 30 000€ / 35 000€ annuel brut

Robert Half International France SAS traite les données des candidats qui sont nécessaires pour mener à bien le processus de candidature. Vous trouverez plus d' informations sur la protection des données, en particulier sur vos droits légaux, à .