Agent chargé de l'accueil, de l'état-civil et des élections - chaponnay

Filière Administrative
Cadre d'emploi : Adjoint administratif
Service : Administratif
Lieu d'affectation : Mairie

Position hiérarchique

Sous la responsabilité hiérarchique directe du Directeur.trice général.e des services ou à défaut du Maire.
Aucune responsabilité hiérarchique directe.

Activités

Accueil
* Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Mairie,
* Gestion des mails,
* Gestion du panneau d'informations lumineux.

Etat-Civil
* Réception des déclarations et établissement des actes d'état-civil (naissances, décès, mariages, pacs, dissolutions de pacs, reconnaissances, changement d'état-civil...),
* Apposition des mentions d'état-civil : notoriétés, décès, divorces, répertoire civil, changement de régime matrimonial, adoption, ...
* Etablissement et envoi des différents actes ou pièces demandés par les particuliers ou les notaires,
* Tenue annuelle des registres d'état-civil,
* Recensement militaire,
* Attestations d'accueils,
* Légalisation des signatures.

Elections
* Tenue des listes électorales : inscriptions, radiations, modifications,
* Organisation des élections,
* Mise à jour des listes électorales : principales, européennes, municipale étrangers.

Divers
* Assurance : gestion des dossiers « sinistres » de l'assurance du patrimoine immobilier, des véhicules et du matériel communal.
* Patrimoine immobilier :
- gestion des locations communales (arrivées/départs, constitution du bail et état des lieux),
- gestion du planning de location des salles aux particuliers : réservations, contrats, fiches matériels, ouvertures/fermetures, ménage et paiement.
- gestion du planning de la salle du Conseil Municipal.
* Régies : suivi des dossiers de régies d'avances et de recettes, rédaction des arrêtés.


* L'agent sera nommé :
- régisseur titulaire des régies « Salles », « Droits de place et stationnement », « Photocopie des documents administratifs » ;
* Rédaction des arrêtés d'ouverture des bâtiments communaux, « micro-crèche » et ouverture dominicales.
* Déclaration d'ouverture des débits de boissons (licences).
* Gestion des cimetières : vente des concessions et cases urne, renouvellement des concessions.
* Réalisation des états d'occupation des équipements communaux par le collège « La Xavière ».
* Gestion des dossiers de sécurité des bâtiments communaux et extérieurs : suivi des visites périodiques catégories 1, 2, 3, 4 ; comptes-rendus de visites de sécurité ; relations avec le SDMIS.
* Gestion du matériel de voirie.