Assistant-e en gestion administrative et financière h/f

Mission principale
Au sein de l’équipe HeKA, vous aurez pour mission d’assurer la gestion administrative, financière et des ressources humaines du laboratoire. Vous veillez au bon fonctionnement de celui-ci et assurez l’animation de la communauté sous la responsabilité de la directrice d’unité.


Activités principales

Gestion financière:

· Suivi des dépenses: saisir, engager, contrôler et réceptionner des commandes (engagement des commandes, imputation des dépenses, suivi des factures litigieuses, règlement des litiges avec les fournisseurs).

· Suivi du budget des équipes de recherche en réalisant des états financiers (reporting).

· Gérer les contrats externes en lien avec la délégation.

· Établir les procédures de marchés publics conformément à la réglementation, en collaboration avec le service Achats de la délégation régionale.


Gestion administrative et RH :

· Assurer le suivi des dossiers RH (recrutements, stages…) en lien avec la délégation régionale

· Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative, financière et des ressources humaines.

· Traiter et diffuser des informations, notamment auprès des organismes de tutelles

· Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et
externes

· Organiser les événements et déplacements (réunions, séminaires et manifestations dans le cadre des différents projets)

· Participer aux opérations de logistique en assistant les équipes

· Classer et archiver des documents de manière organisée.

· Suivre les indicateurs de publication, de personnel, de formation et logiciels

· Assurer l’alimentation de canaux de communications (site web, réseaux sociaux).

Offre réservée aux fonctionnaires de la fonction publique