Présentation du poste
Au sein de la Direction Bâtiments, vous accompagnez les services dans leurs démarches administratives afin d'optimiser la gestion de leur activité.
Vous mettez en oeuvre les procédures d'instruction et de suivi des dossiers pour permettre la prise de décision de l'autorité.
Vous prenez en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques.
Missions principales
Sous l'autorité hiérarchique de la responsable de l'Unité Coordination Administrative, et sous la responsabilité de la Direction Adjointe Maintenance et Exploitation du Patrimoine (DAMEP), vous serez amené(e) à :
- Instruire des dossiers :
o Rédiger tous types de documents administratifs : courriers, notes, délibérations, dossiers, en vue de leur présentation devant des autorités consultatives ou décisionnelles.
o Préparer les dossiers pour les instances.
o Optimiser la qualité et les délais des procédures, rédiger les procédures de gestion administrative.
o Classer et archiver les dossiers
- Suivre des projets et activités de la Direction Adjointe :
o Conseiller les responsables de la DAMEP.
o Signaler et rendre-compte des difficultés liées à une procédure ou à un dossier.
o Traiter le courrier entrant et sortant via le logiciel métier dédié.
o Assurer le suivi administratif de dossiers spécifiques, en lien avec les responsables concernés, tels que : les déclarations de travaux, les groupes locaux, le suivi des conventions, les enquêtes travaux et équipements, etc.
o Renseigner des tableaux de suivi d'activités du service, établir des échéanciers, réaliser des extractions, des statistiques, et participer à la mise en place d'indicateurs de suivi.
- Organiser et participer aux réunions
Profil recherché
Compétences nécessaires :
1. Très bonnes qualités rédactionnelles et d'expression orale
2. Connaissances des procédures administratives et des outils informatiques
3. Connaissance du cadre institutionnel, juridique, financier et budgétaire des collectivités territoriales (marchés publics entre autres)
4. Capacité d'analyse
5. Capacité à gérer les urgences et à prioriser son travail
6. Rigueur et sens de l'organisation
Vous êtes autonomie, force de proposition, pédagogue et savez faire preuve d'écoute active ?
Vous aimez également travailler en équipe et vous rendre disponible lorsque c'est nécessaire ?
Alors le Département attend votre candidature avant le 04/08/2024 !
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.