Secrétaire médicale service des urgences h/f

POSTE A POURVOIR COURANT 2025
PRESENTATION
La Fédération des Urgences (Service d'Accueil des Urgences - SMUR - Policlinique) de Lariboisière est un des grands sites d'urgence d'Ile de France avec plus de 86.000 passages par an. Il ne reçoit que des patients adultes.
Le Chef de Fédération est le Pr Patrick PLAISANCE, le chef de service des Urgences-SMUR est le Dr Eric REVUE, et le Chef de l'Unité Fonctionnelle Policlinique le Dr Caroline APARICIO. Le SAU-SMUR prend en charge des patients pour des urgences générales médicales et chirurgicales de l'adulte.
La partie SAU est composée de 7 secteurs différents :
· La zone d'accueil et d'orientation avec une borne d'accueil soignante et administrative, et les boxes d'accueil et d'orientation.
· Le circuit court
· Le circuit long
· La Salle d'Accueil des Urgences Vitales (SAUV)
· L'Unité d'Hospitalisation de Courte Durée (UHCD)
· Le secteur médico-social
· Une policlinique avec 21000 passages par an (consultations de médecine générale sans rendez-vous, consultations spécialisées sur rendez-vous)
COMPOSITION DE L'EQUIPE (SAU)
5 cadres de santé de jour, 3 cadres de nuit, 77 IDE, 48 AS dont 2 logisticiens, 9 brancardiers, 3 secrétaires hospitalières, 2 assistantes sociales, 3 secrétaires médicales
HIERARCHIQUE DIRECT
- Cadres de santé du SAU
FONCTIONNELLES
- Chef de Fédération et Chef de Service
- Equipe médicale
- Cadres supérieur de santé
- Services administratifs
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Paris (75)
Ville
Paris 10
Hôpital et/ou site
Hôpital Lariboisière-Fernand Widal - Paris 10 (GHU Nord)
Service d'affectation
Service des Urgences MISSIONS PERMANENTES

· Gestion des appels téléphoniques, du courrier, fax et courriels (messagerie Outlook)

· Saisie de courriers, comptes rendus de réunions

· Saisie des activités du personnel médical dans CHRONOS (seniors, internes, externes)

· Transmission mensuelle des gardes des internes de spécialité, des intérimaires au Bureau du personnel médical

· Relai interne des informations du service au personnel

· Gestion demandes d'informations médicales (envois de CRH aux médecins traitants, services hospitaliers APHP)

· Gestion des relations avec l'administration, les autres services du groupe hospitalier et du DMU

· Suivi des dossiers administratifs des médecins (courriers divers, attestations diverses, contrat de travail)

· Assure accueil médecins, étudiants en stage d'observation (demandes de codes applicatifs, conventions, badges)

· Participe aux réunions de service et conseil de service

· Participe à l'évolution de l'institution, mise en place de nouveaux outils de travail (logiciels)

· Fonction d'encadrement : accueil et encadrement des stagiaires dans le cadre de la validation des compétences

· Actualisation des coordonnées des médecins (plan blanc) et des numéros de téléphone utiles au service

· Gestion des demandes de communication de dossier médical en lien avec la chargée des relations des Usagers

· Gestion des demandes et des retours de dossiers externalisés (Pro-archives Systèmes)

· Gestion des congés des médecins (CA, RTT, Formations) après validation du Chef de service

· Accueil des représentants de laboratoires

· Saisie du codage des patients hospitalisés à l'UHCD et des admis au SAU (PMSI)

· Affichage plannings et informations diverses

· Gestion de l'agenda partagé des salles de conférences du SAU

MISSIONS PONCTUELLES

· Remplacement du secrétariat du Chef de service en cas d'absence, congés

· Remplacement au secrétariat hospitalier et UHCD (absence, congés)
- Accueil physique et téléphonique, renseignements des patients, familles
- Gestion des demandes des patients, familles, Police (certificats, CRH, bons de passage, réquisitions)
- Gestion du courrier
- Tri et classement des dossiers médicaux, résultats d'examens, clichés d'imagerie
- Reprographie des outils de traçabilités paramédicaux
- Gestion de tâche administrative pour l'encadrement supérieur du SAU

HORAIRES DE TRAVAIL

09h00-16h36. Repos Week-ends et jours fériés.

7h36 avec prise des RT dans le cycle de travail. Prise des jours dus au cours de l'année sans report sur les années suivantes et organisation du planning des RT et CA avec validation de l'équipe d'encadrement afin d'assurer la continuité du secrétariat médical.

Mobilité sur les autres postes de secrétariat