Responsable vie scolaire et relations aux établissements (h/f)

Sous l’autorité du Directeur Général Adjoint des Services en charge de la Vie Locale – Réussite et Solidarité – Projet Social, le Responsable Vie Scolaire assure l’organisation du secteur qu’il encadre en veillant à l’optimisation des procédures de suivi d’activités et au développement professionnel des agents placés sous sa responsabilité en les accompagnant dans un processus qualitatif et d’optimisation des moyens.

Coordination des projets du secteur Vie Scolaire :

 Définition des objectifs stratégiques et opérationnels du secteur avec la hiérarchie et mise en œuvre

 Interface entre l’IEN, les Directeurs des écoles et les services municipaux

 Suivi des projets liés à la politique éducative de la Ville de Lens en lien avec le Directeur Général Adjoint

 Contribution aux projets transversaux de la Direction de l’Action Educative

Management de l’équipe :

 Répartition et planification des missions - accompagnement et encadrement des agents en fonction des contraintes (notation, gestion des congés, établissement des plannings d’organisation du travail des agents, recensement des besoins et suivi des demandes de formation, suivi de l’évolution de carrière des agents, suivi des demandes de mobilité, notamment internes avec propositions de nouvelles affectations correspondant aux attentes en matière d’organisation du service…)

 Veille à la restitution de l’information

 Evaluation annuelle des agents

Coordination matérielle et logistique :

 Participation à la coordination d’actions d’aménagements de nouveaux espaces au sein des écoles pour des usages pédagogiques et/ou de fonctionnement d’école

 Réaménagement des espaces existants

 Détermination des besoins et établissement des prévisions d’achat en conséquence

 Suivi des demandes de matériel et de mobilier relevant de la Direction et veille à la sécurité lors de l’installation et de la reprise de celui-ci

 Suivi des travaux au sein des écoles (hors réparations courantes) :

 Gestion et suivi des acquisitions de mobiliers, d’équipements et matériels en relation avec les enseignants

 Etude du budget inhérent au matériel et à la logistique et suivi de celui-ci

 Etablissement de conventions de mise à disposition de matériel mobilier et immobilier et veille au respect des règles en la matière

 Etablissement et suivi de rapports de suivi périodiques et de calendriers de contrôle

 Gestion des relations avec les Directeurs d’écoles dans le cadre de la mise à disposition des établissements scolaires

 Mise en conditions de sécurité conforme au déroulement des activités

PRE REQUIS

o Aptitudes à l’encadrement et à l’animation d’équipes

o Maîtrise des techniques de négociation et de communication

o Capacités de synthèse et d’analyse

o Bonne connaissance du territoire et des procédures de fonctionnement des services municipaux

o Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel…)

o Capacités d’organisation du temps et du travail : optimiser les moyens pour faciliter le fonctionnement du secteur d’activités

o Capacités d’évaluation des problématiques, des enjeux et de conception de solutions adaptées

o Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint…)

o Capacités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse

o Capacités à rendre compte à la hiérarchie des informations et de l’activité

QUALITES REQUISES

o Capacités à entretenir une bonne cohésion d’équipe et à résoudre les problèmes et les conflits : détenir des notions de psychologie individuelle et collective, Sens aigu des relations humaines

o Capacités à travailler en équipe et en transversalité

o Qualités relationnelles, sens de la diplomatie et de l’écoute

o Disponibilité et capacités d’adaptation

o Rigueur

o Autonomie

o Extrême réactivité

o Respect des obligations de confidentialité et de réserve