Secrétaire - commune de tourrettes-sur-loup h/f

La commune de Tourrettes-sur-Loup recherche un secrétaire pour son centre technique municipal.
Situé route de Provence à Tourrettes-sur-Loup, le centre technique municipal regroupe les agents du Pôle Qualité de Vie et Embellissement de la Commune.

Rattaché au Directeur du Pôle, vous travaillerez en collaboration avec l'ensemble des agents du Pôle ainsi que les différents services de la collectivité.
Vous serez en charge notamment de l'accueil physique et téléphonique, ainsi que de l'ensemble des tâches administratives du Pôle.

Assurer les tâches administratives du Pôle :
* Assistante de direction :
- Assurer le suivi du courrier et la transmission des parapheurs ;
- Assurer le suivi du planning du DST pour les prises de RDV sur demande des administrés et élus ;
- Assurer le suivi financier avec les techniciens, le DST, et le pôle ressources ;
- Assurer le suivi des tableaux de congés, des EPI, et tous les tableaux de suivi mis en place sur le Pôle ;
- Être force de proposition pour optimiser et fluidifier l'organisation administrative du pôle sous couvert de la validation de la hiérarchie.

* Accueil téléphonique et physique :
- Répondre au standard téléphonique et assurer l'accueil physique au CTM.

* Suivi des commandes et travaux :
- Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs ;
- Assister les référents techniques dans la réalisation des dossiers de marchés sous couvert de la validation de la hiérarchie ;
- Gestion administrative des dossiers (création de comptes, etc) ;
- Tenir un tableau de suivi des travaux, en particulier relatifs aux demandes formulées sur le portail citoyen.

* Rédaction de courriers, comptes rendus :
- Participer aux réunions (si nécessaire) et rédiger les comptes- rendus, vérifier et envoyer les CR ;
- Accuser réception de toutes les demandes (formulées par mail, par courrier, par le biais du portail citoyen, etc) ;
- Réponses aux courriers et mail des administrés et des services ;
- Rédaction et envoi des documents techniques (sous couvert du directeur et des référents techniques) ;
- Travaux : aide rédactionnelle du dossier technique, courrier de consultation, vérification des devis (création de tableaux et comparatifs) ;

Les conditions d'exercice :
- Horaires de bureaux sur base de 35h/semaine ;
Contraintes physiques liées aux gestes et postures et contraintes intellectuelles :
- Stress (accueil téléphonique parfois physique) ;
- Routier (déplacement dans les services si nécessaire) ;
- Fatigue posturale liées au poste de travail (travail de bureau majoritairement) ;
- Déplacement dans une enceinte technique (présence de machines-outils, circulation de véhicules de travaux et d'engins de chantiers).