Coordinateur.trice du service formation continue (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Missions
La mission de coordination administrative du service de formation continue est d'assurer la coordination technique et administrative de l'offre de formation du service et d'assurer l'organisation des activités de l'équipe. Le.a coordinateur.rice assure la responsabilité hiérarchique des assistant.e.s de formation.
Activités principales
Assurer les missions transversales liées à la formation continue :
- Assurer l'interface entre les auditeurs, les entreprises, les prescripteurs, ...
- Garantir le montage des dossiers avec les entreprises et organismes financeurs
- Gérer les contrats et les conventions (y compris préparation de la facturation)
- Assister sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes (OPCO, entreprises, service financier, ...)
- Coordonner l'élaboration et la saisie des maquettes/arbres pédagogiques dans le logiciel de scolarité
- Coordonner le suivi budgétaire du service
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
- Réaliser des études, rapports et enquêtes
- Contrôler l'application des règles et procédures administratives
- Assurer ou contribuer à la mise en oeuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités
- Diffuser de l'information en interne et en externe
Encadrer l'équipe :
- Superviser les activités des agents du département (2 agents)
- Apporter un appui technique ou administratif en cas de besoin
- Contrôler le suivi des charges d'enseignement effectué par l'équipe
- Associer et consulter sur les processus de décision
- Participer aux recrutements, gérer les absences et congés, mener les entretiens professionnels
Assurer la gestion d'un parcours de formation :
- Accueillir et informer les étudiants
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
- En lien avec le responsable pédagogique, assurer la gestion de l'année universitaire : planning, candidatures, admissions, rentrée, inscriptions pédagogiques, examens, jurys, ...
- Participer aux évènements transversaux de l'Institut : JPO, remise des diplômes,...
FICHE DE POSTE COMPLÈTE ICI : https://www.univ-nantes.fr/universite/recrutement/nantes-universite-recrute-pour-liae-un-e-coordinateur-trice-du-service-formation-continue

PROFIL RECHERCHÉ :

Profil recherché
- Formation et/ou qualification : Bac + 3
- Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : minimum 5 ans
Compétences et connaissances requises
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :
- Environnement et réseaux professionnels
- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
- Connaissance de l'offre de formation de l'IAE de Nantes
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
Savoir-faire opérationnels :
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Savoir planifier son activité et respecter les délais
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité, les bases de données et les logiciels de bureautique
- Techniques d'élaboration des documents
Savoir-être :
- Réactivité particulièrement dans les périodes de forte affluence
- Capacité d'adaptation
- Capacité d'écoute
- Sens relationnel
- Sens de l'organisation
- Rigueur, fiabilité