1- ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE DU PUBLIC, PLANIFICATION ET SUIVIs partenaires.
Activités :
- Accueillir, renseigner ou orienter les usagers
- Gérer les agendas, prendre et organiser les rendez-vous du Maire, des élus et du Directeur Général des Services
- Assurer l’organisation logistique des réunions et des manifestations (convocations, commandes, réservations de salles…)
2- RECEPTION, TRAITEMENT ET DIFFUSION DE L’INFORMATION
Activités :
- Réceptionner, enregistrer et répartir le courrier postal
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Gérer les courriers du Maire ou du Directeur Général des Services
- Rechercher et diffuser les informations relatives à la vie communale (consultation des revues de presse, transmission d’invitation, de faire-part…)
- Accuser réception de déclarations (brocante, taxi, dépôt de statuts…)
3- TRAITEMENT DES DOSSIERS ET SAISIE DE DOCUMENTS
Activités :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ou documents administratifs
- Préparer et transmettre les rapports ou documents à présenter au Conseil Municipal
- Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunions
- Elaborer, transmettre, afficher et diffuser aux services concernés les actes administratifs réglementaires (décisions, délibérations…)
4- AUTRES
Activités :
- Trier, classer et gérer les archives de tous les services
- Commander et stocker les fournitures administratives de la collectivité
5- ASSURE LE SECRETARIAT DES SERVICES TECHNIQUE ET ESPACES VERTS
Activités :
- Accueillir, renseigner et orienter les usagers (Services : technique, espaces verts, voirie…)
- Mettre en forme tous types de documents administratifs (courriers, bons de commande, ordres de service, tableaux de bord…).
- Suivre et répondre aux DICT,
- Gestion des contrats d’assurances,
- Gestion et suivi des prêts du matériel communal, véhicules
- Suivre l’organisation des manifestations communales (maisons fleuries, carnaval…)
- Rédiger des comptes rendus de commissions, réunions.
- Suivre administrativement et financièrement les marchés publics, si possible élaboration des consultations simples.
- Gestion de l’archivage des différents documents : compte rendu, rapports de contrôle, courriers…
- Suivi de l’application « Allo mairie de Gauchy »
- Suivre administrativement et financièrement les différents contrats mutualisés.
- Participer à l’élaboration du budget de la direction des services techniques
- Assurer le suivi financier de la direction.
- Assister et travailler en étroite collaboration avec le Directeur des services techniques.
ASSISTANTE DE DIRECTION
SECRETARIAT GENERAL (4h/semaine) ET SERVICES TECHNIQUES(8h/semaine)
- SAVOIRS :
- connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats ;
- connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;
- connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.
Sens de l’organisation et de la méthode – Qualité d’expression écrite et orale - Rigueur – Respect des délais – Autonomie – Disponibilité - Discrétion- Curiosité.
Moyens :
Logiciels, PC, bureau, téléphone portable, tablette.
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