Secrétaire de production (h/f)

Dans un contexte d'accroissement de son activité, l'Association Les Vertébrées recrute un/une secrétaire de production en appui et en soutien de l'équipe et en étroite collaboration avec la directrice de production et la chargée de production, pour assurer la coordination et la gestion administrative des tâches de secrétariat de production. Il ou Elle assurera également le lien entre les différentes personnes de l'équipe.
Une participation à la vie quotidienne du bureau sera appréciée.

Accueil physique et téléphonique.
Réception des demandes, infos et messages.
Transmission par mail aux personnes référentes concernées et suivis des demandes.
Tâches de secrétariat et d'administration : courrier, classement, rédaction de courriers, prises de notes, rédaction et diffusion auprès de l'équipe des comptes rendus de réunions d'équipe, scan - enregistrement et archivage des docs importants, prises de rdv, organisation des déplacements (équipe administrative), réservation des salles de réunion etc.
Mise à jour des outils Excel et bases de données
Suivi de la mise à jour des agendas de l'équipe et alerte
Relation fournisseurs et maintenance : téléphonie, internet, locaux, location de différents matériels, gestion des stocks, assurances, etc.

Suivi associatif :
Préparation des réunions et AG, prises de notes et compte-rendu, envois des bilans associatifs, des PV et des rapports d'activités aux partenaires (après validation de la direction)-
Suivi des adhérents et des dons, réalisation des reçus

Suivi administratif des artistes et compagnies :
Point régulier sur chaque dossier pour avoir les documents à jour (plaquettes artistiques, fiches techniques, liste et autorisation des droits d'auteurs, site internet, etc.).

Prise en charge et suivi des licences et agréments (licence d'entrepreneur du spectacle, agréments et certifications diverses, adhésions et renouvellement réseaux) et demandes d'autorisations diverses auprès des préfectures et mairies.

AIDE COMPTABILITE
Scan des factures d'achats
Préparation et/ou remise de chèques en banque
Suivi des paiements de factures et relance des impayés

PRODUCTION DELEGUEE (Travail en binôme)
Tenue et de la mise à jour du tableau de bord
Etablissement des devis et des factures. Suivi des retours, paiements et relance des impayés
Rédaction des contrats de production suivi des retours de contrats signés avant la date de représentation

COMMUNICATION
Mise à jour du site internet et de l'agenda
Communication de nos activités au sein des locaux
Communication auprès des adhérents et des bénévoles des différents événements des VTB (spectacles, vœux, etc.)
Vérification de la communication des artistes et compagnies (VTB cités, les subventions, logo etc.)

PROFIL
curiosité, apprécier le travail en équipe

Date de prise de fonction souhaitée : 3 mars 2025
Date limite de candidature : 31 janvier 2025 Entretiens à Valence : 13 et 14 février 2025

Experience: Débutant accepté

Compétences: Techniques de communication orales, écrites et numériques,Mettre en oeuvre des actions de communication,Assurer la gestion administrative d'une activité,Établir un devis,Favoriser l'entente, la collaboration,Travailler en groupe, en réseau,Promouvoir une proposition, un projet,Utiliser les outils numériques,Mettre à jour un dossier, une base de données,Maîtrise des outils informatiques Excel et Word,Aisance rédactionnelle,Intérêt pour le spectacle vivant

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Arts du spectacle vivant

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

L'association Les Vertébrées, créée en 1997, accompagne les artistes et les compagnies du spectacle vivant dans la structuration professionnelle de leur activité et dans leurs projets de création. Elle est reconnue d'intérêt général. Elle a deux établissements secondaires, en PACA (04) et en Loire-Atlantique (44).